Een drukke ondernemer laat zien dat de zaken goed gaan. Maar wanneer is het niet raadzaam om werkzaamheden uit te besteden aan een virtual assistant?
Geschreven door Steven Verwaard
Met de opkomst van virtual assistants is voor iedere ondernemer ondersteuning binnen handbereik. Een professional die alleen betaald hoeft te worden, wanneer taken daadwerkelijk worden uitgevoerd. Op die manier kunnen de kosten onder controle worden gehouden.
Een burn-out ligt met een paar extra handjes niet op de loer voor de ondernemer. Het bedrijf is onder controle en de groeicijfers stemmen tevreden. Is er dan wel een reden te verzinnen om niet met een virtual assistant aan de slag te gaan?
Ik heb nog nooit een reden gehoord waarom je niet met een virtual assistant zou werken. En nee, dat is niet omdat ik dagelijks werk met virtual assistants.
Toch staat boven dit artikel een titel die anders suggereert.
De loftrompet van de virtual assistant reikt ver. Alleen nog maar het werk doen waar je als ondernemer van droomt. Je gaat meer verdienen. Je krijgt je gevoel van vrijheid terug. Allemaal waar.
Maar…
Er zijn veel ondernemers teleurgesteld in de samenwerking met hun virtual assistant. De oorzaak is meestal dat de ondernemer niet de juiste situatie heeft gecreëerd voor een succesvolle samenwerking.
Ga nooit samenwerken met een virtual assistant als je in 1 van de volgende situaties verzeild raakt.
1 - Als het superdruk is en direct een virtual assistant de drukte moet opvangen
Door alle drukte werkt de ondernemer maar door en door. Ook in de avond en in het weekend. Deadlines worden niet altijd meer gehaald. Ondernemen wordt een stressvolle bezigheid.
Van de een op de andere dag moet een virtual assistant uitkomst bieden. Vol van stress en ongeduld gooit de ondernemer een veelheid aan taken over de schutting. Door een gebrek aan informatie levert de virtual assistant taken op waarover de ondernemer zeer ontevreden is. Door de drukte is er geen tijd om te reflecteren waar het echt mis gaat. Binnen een paar weken besluit de ondernemer de samenwerking te beëindigen.
Het probleem in deze situatie is dat er geen tijd is gereserveerd om een relatie op te bouwen en om precies aan te geven wat wanneer verwacht wordt. De oplossing is dat je niet vroeg genoeg kunt beginnen met het samenwerken met een virtual assistant. Ook al start je maar met 2 uur in de week. Elke gespendeerde euro verdien je zeker weten terug.
2 - Als het niet uitmaakt welke virtual assistant aan de slag gaat
De takenlijst moet leeg. De ondernemer regelt de eerste de beste virtual assistant en zegt: ‘Zorg dat mijn takenlijst zo snel mogelijk leeg is’. De kans is groot dat de ondernemer met de verkeerde in zee gaat.
Van afstand zijn alle virtual assistants gelijk. Ze werken allemaal plaats- en tijdonafhankelijk. Toch hangt het van de taken af welke virtual assistant het beste ingeschakeld kan worden.
Er zijn virtual assistants die na jarenlange ervaring als secretaresse hun carrière een nieuwe richting hebben gegeven. En er is een groep die vanuit hele andere achtergronden en ervaringen de markt betreedt.
Bij beide groepen zijn natuurlijk goede en rotte appels. Maar waar het nu om gaat is dat van belang is welke kennis benodigd is.
- Bij een organisatie die nog grotendeels offline organisatie, past prima een virtual assistant die expertise heeft opgebouwd als secretaresse.
- Een organisatie die de business online wil vergroten, is een virtual assistant met ervaring in communicatie en marketing én leeft tussen de online tools de allerbeste match.
Kortom, een virtual assistant moet worden gekozen op basis van de strategie die de ondernemer aan het uitvoeren is.
3 - Als de virtual assistant niet op een voetstuk wordt geplaatst
Een ondernemer schakelt een web developer in voor de ontwikkeling van zijn nieuwe website. Een workshopleider wordt ingehuurd voor het verzorgen van een aantal trainingen.
De ondernemer werkt niet zomaar met iedereen samen. Zelfs niet voor genoemde eenmalige werkzaamheden. Met het inhuren van een virtual assistant geldt dat nog veel meer. Samenwerken met een virtual assistant heeft vrijwel altijd de intentie in zich om dit jaren vol te houden.
Een vertrouwensband opbouwen is daarvoor van groot belang. De meeste ondernemers houden van aanpakken. Even dit en even dat. Ook al kan iets uitbesteed worden, toch wordt het vaak zelf gedaan: ‘het is sneller als ik dat zelf even doe’. De ondernemer snijdt zich daarmee in de vingers.
De virtual assistant leert het bedrijf niet steeds beter kennen, heeft het idee dat er te weinig taken worden uitbesteed en ziet de organisatie te langzaam groeien. Dat zijn allemaal ingrediënten waardoor de virtual assistant door een gebrek aan uitdaging en vertrouwen kan besluiten om de samenwerking te beëindigen.
4 - Als direct vrije tijd moet ontstaan als de samenwerking met de virtual assistant start
Sommige ondernemers lijkt alles te komen aanwaaien. Althans, dat is wat het van afstand lijkt. Als je meer te weten komt, blijkt dat alle puzzelstukjes op zijn plaats zijn gevallen. Voor ieder puzzelstukje is hard gewerkt. Zo ook met de samenwerking met hun virtual assistant. Het lijkt eenvoudig, maar het is een vaardigheid die ze zich aangeleerd hebben.
Even wat data laten inkloppen door een virtual assistant maakt direct tijd vrij. Maar een virtual assistant op de langere termijn vele taken zelfstandig laten uitvoeren is heel wat anders. Dat betekent dat de ondernemer veel over zijn ideeën en drijfveren mag laten zien. Het resultaat is namelijk dat de virtual assistant steeds zelfstandiger werkzaamheden uitvoert, omdat alles in de bredere context van de bedrijfsdoelen geplaatst wordt. Een virtual assistant werkt plaats- en tijdonafhankelijk, waardoor de ondernemer bewust tijd moet vrijmaken om te werken aan het opbouwen van een relatie met de virtual assistant.
5 - Als er geen tijd is om systemen in te richten
Veel ondernemers voeren dagelijks een berg repeterende werkzaamheden uit. Alles wat repeterend is, kan ook door iemand anders worden uitgevoerd.
Er komen daarbij 2 vragen naar voren:
- Kunnen de werkzaamheden op exact één manier worden uitgevoerd?
Als een virtual assistant de taak moet uitvoeren, is een opsomming van groot belang. Anders weet de virtual assistant niet welke stappen genomen moeten worden. Met een stappenplan of een video-opname van het computerscherm wordt de kwaliteit gegarandeerd.
- Kunnen de werkzaamheden ook op een veel slimmere wijze worden uitgevoerd?
Veel repeterende taken waarover niet wordt nagedacht, kunnen veel effectiever worden aangepakt. Bijvoorbeeld met (gratis) online tools die ter beschikking staan. En als het goed is heeft een virtual assistant zoveel kennis opgebouwd dat vele processen kritisch tegen het licht worden gehouden om het te verbeteren. Welke uitvoering ook wordt gekozen, alle processen moeten worden vastgelegd. Bijvoorbeeld als om wat voor reden de samenwerking wordt beëindigd met de virtual assistant. De ondernemer moet tijd vrijmaken of de virtual assistant tijd geven om de processen met regelmaat bij te werken. Dat is de enige manier om te voorkomen dat kwaliteitsverlies optreedt.
Als je elk van de 5 problemen weet te voorkomen, dan staat niets een succesvolle samenwerking met een virtual assistant in de weg.
Hoe zorg je dat de samenwerking ook op de lange termijn succesvol en bovendien winstgevend blijft?
Daarover heb ik het ebook “Samenwerken beter de baas” geschreven. Download het hier gratis:
Eén reactie
Fijn artikel. Helpt mij om beter mijn vraag te formuleren!Anita