We krijgen regelmatig vragen over hoe samenwerking met een virtuele assistent in de praktijk werkt. Onze uitgangspunten zijn optimale communicatie en een goed overzicht door middel van een online projectomgeving.
Geschreven door Steven Verwaard
De opdrachtgever bepaalt welke werkzaamheden uitbesteed worden. De virtuele assistent adviseert in overleg met de opdrachtgever op welke wijze de samenwerking het beste vormgegeven kan worden. Belangrijk is dat de werkzaamheden snel en effectief worden uitgevoerd.
In het begin van de samenwerking wordt regelmatig contact gezocht. De opdrachtgever en de virtuele assistent moeten elkaar beter leren kennen. De virtuele assistent wil natuurlijk goed op de hoogte zijn van de organisatie van de opdrachtgever.
Na verloop van tijd zal de mate van contact afhangen van de werkzaamheden. Routinematige klussen betekent weinig overleg en maximaal tijd besparen voor de opdrachtgever. Een virtuele assistent kan natuurlijk indien nodig op bezoek gaan bij de opdrachtgever.
De virtuele assistent maakt natuurlijk gebruik van telefoon en e-mail, maar ook Skype, sms, WhatsApp etc. behoren tot de mogelijkheden. De opdrachtgever en de virtuele assistent zien elkaar weinig. Daarom is het handig om de gewenste wijze van communicatie regelmatig met elkaar door te nemen.
Vooral als samenwerken op afstand een nieuwe werkvorm betreft voor de opdrachtgever. Misschien werkt contact via telefoon het beste voor de ene opdrachtgever, maar een ander wenst voornamelijk contact via e-mail. Optimaal contact betekent dat de wederzijdse verwachtingen niet uit elkaar gaan lopen.
Een virtuele assistent van Beter de baas maakt gebruik van een beveiligd online projectmanagementsysteem. Gemaakte afspraken worden direct verwerkt in concrete milestones en taken, zodat de opdrachtgever en de virtuele assistent altijd de laatste stand van zaken inzichtelijk hebben.
De gegevens in de online omgeving zijn alleen voor de opdrachtgever en de virtuele assistent toegankelijk. Eventueel is het mogelijk om andere personen binnen de organisatie van de opdrachtgever toegang te verlenen tot de online projectomgeving. Daardoor ontstaat een team dat aan gezamenlijke opdrachten kan werken.
Alle opmerkingen, discussies en documenten van de betrokkenen worden gestructureerd geplaatst bij de bijbehorende milestone of taak. Ook de gewerkte uren worden direct aan een taak gekoppeld door de virtuele assistent.
Slim samenwerken op afstand kan betekenen dat de opdrachtgever beter op de hoogte is van de werkzaamheden van de virtuele assistent dan van een medewerker in een kamer verderop!
Wil je nog veel meer weten over succesvol samenwerken met een virtuele assistent?
Alle handvatten die je vandaag nodig hebt, staan in het ebook “Samenwerken beter de baas” dat ik voor je geschreven heb:
