Zoals met de meeste zaken in het leven: succes komt je niet aanwaaien - ontdek hoe het met de juiste voorbereiding wel bijna lijkt alsof
Geschreven door Steven Verwaard
Op basis van deze korte samenvatting kun je besluiten of het artikel wel of niet geschikt voor je is.
In dit artikel ontdek je welke zaken je op orde moet hebben, voordat een virtuele assistent succesvol voor je aan de slag gaat. Aan de hand van een serie vragen laat ik je daarover nadenken.
Om je gedachten de vrije loop te laten gaan, deel ik eerst nog een aantal misverstanden over VA’s die je mogelijk wel eens gehoord hebt.
[Tip 1] Misverstanden – Even je hoofd leegmaken
[Tip 2] Laserscherpe focus – De eerste sleutel naar succes
[Tip 3] Slimme systemen – De tweede sleutel naar succes
[Tip 4] Winstgevend team – De derde sleutel naar succes
1 – De misverstanden rondom een virtuele assistent
1a – Je huurt een virtuele assistent alleen in voor de vervelende klusjes
1b – Een virtuele assistent is gewoon een mooie titel voor secretaresse
1c – Een goede virtuele assistent stelt geen vragen
1d – Ik kan mijn virtuele assistent een lage vergoeding betalen
1e – Iemand wordt een virtuele assistent, omdat geen ander werk beschikbaar is
2 – Inzicht in wat je nodig hebt van een virtuele assistent
3 – Sleutel 1 – Laserscherpe focus
3a – Waar ben je goed in? Waar voel je je beperkt in?
3b – Wat vind je leuk om te doen?
3c – Hoe is het mogelijk om nog beter worden in de dingen die goed gaan en daarvan nog meer te genieten?
3d – Wat gebeurt nu niet, terwijl het bijdraagt aan groei van het bedrijf als er meer tijd is?
4 – Sleutel 2 – Slimme systemen
4a – Welke processen zijn het meest waardevol?
4b – Uit welke taken bestaan de meest waardevolle processen?
4c – Waar zijn de inefficiënties in processen?
4d – Welke taken en processen worden gedelegeerd?
5 – Sleutel 3 – Winstgevende teams
5a – Hoe kan een virtuele assistent helpen om sterke punten aan te vullen?
5b – Hoe kan een virtuele assistent helpen om obstakels aan te pakken?
5c – Op welke originele manieren draagt een virtuele assistent bij aan succes?
Een virtuele assistent vult je sterke punten aan en verbetert die zelfs. Alleen maar omdat je er meer tijd voor hebt. Dat is geen misverstand.
Een samenwerking kan wel mislukken als een van de volgende misverstanden je handelen beïnvloedt:
1 - Je huurt een virtuele assistent alleen in voor de vervelende klusjes
De waarheid is dat een VA niet iemand is waarmee je pronkt als een vorm van luxe in het leven.
De VA moet bekwaam en van toegevoegde waarde zijn. Daarmee ontstaat een vertrouwensband waardoor het logisch wordt om taken te delegeren.
Een advies is om de VA niet alleen je dagelijkse repeterende taken uit te laten voeren. Betrek de VA bij steeds meer projecten binnen je organisatie.
2 - Een virtuele assistent is gewoon een mooie titel voor secretaresse
De waarheid is dat het concept van een secretaresse verouderd is en zelfs beperkend werkt.
Een virtuele assistent heeft overlap met het werk dat secretaresses gewend zijn uit te voeren. Daarnaast heeft een goede VA een constante drang om de werkzaamheden slimmer en efficiënter uit te voeren.
Vanuit interesse en/of achtergrond heeft een VA vaak gespecialiseerde kennis in huis – zoals marketing – die van grote waarde voor je is.
3 - Een goede virtuele assistent stelt geen vragen
De waarheid is dat het stellen van vragen door een VA getuigt van een professionele houding.
Dit kan haaks staan op het idee dat je juist tijd wilt besparen door te delegeren. Vooral in de beginfase van de samenwerking is het waardevol om de VA te voeden met informatie en antwoorden op alle vragen.
Het resultaat is dat je op een later moment in minder tijd veel meer waarde haalt uit de samenwerking met de VA.
Een advies is om alle antwoorden op (mogelijke) vragen vast te leggen, zodat er altijd op teruggegrepen kan worden.
4 - Ik kan mijn virtuele assistent een lage vergoeding betalen
De waarheid is dat virtuele assistenten betaald moeten worden op basis van hun ervaringsniveau. Voor die ervaring krijg je een groeiende omzet én extra vrije tijd terug.
Zo niet, dan is er iets anders aan de hand waar direct een oplossing voor gevonden moet worden.
5 - Iemand wordt een virtuele assistent, omdat er geen ander werk beschikbaar is
De waarheid is dat alle virtuele assistenten vol overtuiging voor het vak kiezen. Ze nemen elk ervaring mee vanuit hun professionele loopbaan. En daarnaast blijven de meesten zich ontwikkelen, omdat de mogelijkheden in de online wereld zich in sneltreinvaart voordoen.
Weinig tijd nu?
Graag wil ik van de gelegenheid gebruik maken om je te laten nadenken over je zieleroerselen. Een taak die je mag uitvoeren voordat je op zoek gaat naar een virtuele assistent.
Het gaat om het verkrijgen van inzicht in jezelf, je bedrijf en wat je wilt bereiken. Het maakt het vervolgens een stuk makkelijker om te weten wat voor relatie je wilt opbouwen met een virtuele assistent.
Er zijn drie sleutels die naar succes leiden:
-
Laserscherpe focus
Zelfbewustzijn zorgt voor een realistische kijk op je sterke punten en beperkingen. En geeft tevens inzicht in waarom je iedere ochtend met veel zin je bed uitspringt.
Jezelf voorhouden dat je een succesvol bedrijf runt geeft nog weinig voldoening. Maar bijvoorbeeld de mooiste designs ontwerpen geeft het wel, omdat je weet dat iedereen met jouw shirts of jurken wil rondlopen.
-
Slimme systemen
Wat zijn de processen die je bedrijf dag in dag uit laten draaien? Als je die identificeert weet je welke taken de meeste invloed hebben.
Door alle processen tegen het licht te houden, weet je welke efficiënter kunnen. En bovendien waar een virtuele assistent in de minste tijd maximaal resultaat voor je behaalt.
-
Winstgevend team
Niets nieuws onder de zon: aandacht voor de doelen van je onderneming. Toch goed om het hele proces nog eens te doorlopen.
Start met de doelen voor de langere termijn en werk terug naar de dagelijkse stappen die gezet moeten worden om ze te bereiken. Daardoor weet je welke per se uitgevoerd moeten worden door jou en je online team.
Elk van deze drie sleutels vind ik zo belangrijk dat ik ze één voor één verder wil bespreken:
"
Als je mij al wat langer kent, komen de 3 pijlers van succesvol ondernemen je vast en zeker bekend voor: laserscherpe focus, slimme systemen en een winstgevend team - een virtuele assistent draagt aan elk van de pijlers evenveel bij
Succes is af te lezen:
- Want het gaat goed met je bedrijf
- Omdat je bewust bent van je sterke en zwakke punten
- Doordat je begrijpt wat je motiveert
Het is belangrijk om je zelfbewustzijn te kaderen door de lens van het werken met een virtuele assistent. Deze oefening is ook belangrijk, omdat je de kans hebt om je bevindingen op papier te zetten. Je sterke en zwakke punten herkennen wordt veel levendiger wanneer je ze concreet vastlegt in plaats van ze alleen te visualiseren.
Hier zijn vier vragen om te beantwoorden om zo je zelfbewustzijn te vergroten voordat je een virtuele assistent inhuurt:
1 - Waar ben je goed in? Waar voel je je beperkt in?
Laten we beginnen met een van de moeilijkste maar belangrijkste onderdelen van zelfbewustzijn: wat zijn je sterke en zwakke punten? Het is meestal gemakkelijk om te zien waarin je het sterkst bent als professional.
Succesvolle verkopers zijn meestal geduldig, vriendelijk en uitgesproken. Sommige marketeers zijn echt goed in het schrijven van teksten. Terwijl anderen uitblinken in data-analyse of het genereren van leads. Een ondernemer kan goed zijn in presenteren, maar minder goed in geschreven communicatie.
Om de vraag te beantwoorden, is het een goed idee om input van buitenaf te krijgen. Laat je ego even voor wat het is. Vraag feedback aan partners, collega’s, vrienden en anderen. Het is ook goed om een second opinion te krijgen over je sterke punten. Hoe anderen naar je kijken kan verrassende uitkomsten geven.
2 - Wat vind je leuk om te doen?
Vergeet even waar je goed of slecht in bent. Wat vervult jou? In wat voor soort projecten verlies je je volledig? Op welke prestaties ben je het meest trots als je terugblikt op de afgelopen jaren?
Geluk is een belangrijke graadmeter en verhoogt je productiviteit. Zorg dat met de inhuur van een virtuele assistent de geluksmomenten worden gemaximaliseerd.
3 - Hoe is het mogelijk om nog beter worden in de dingen die goed gaan en daarvan nog meer te genieten?
Nu je weet waar je sterke punten en passies liggen, is het belangrijk om te herkennen hoe je daarin nog beter kan worden. Stel dat je goed bent in data-analyse. Zou het dan niet handig zijn om iemand te hebben die automatisch rapporten kan genereren en opmaken voor je? Dat maakt het bijvoorbeeld makkelijker voor je om tijd te besteden aan het zoeken naar trends.
Of denk aan schrijvers. Zij hebben baat bij iemand die het voorbereidend werk uitvoert. Standaardiseren en automatiseren van repeterende werkzaamheden verbetert je productiviteit.
4 - Wat gebeurt nu niet, terwijl het bijdraagt aan groei van het bedrijf als er meer tijd is?
Door beperkte tijd en ervaring is het onmogelijk om alles te doen wat we graag zouden willen. Vaak schieten de dingen om onszelf en ons bedrijf te verbeteren er als eerste bij in.
Misschien wil je meer doen aan het bouwen van slimme verkoopfunnels. Of misschien wil je ontdekken hoe je producten en/of diensten nog beter aansluiten op de behoeften van de markt.
Dit is de kans om tijd te besteden aan het leren van nieuwe vaardigheden. Zelfontplooiing is een belangrijke peiler van bedrijfssucces. Een virtuele assistent biedt een kans om meer tijd te vinden om aan jezelf te werken.
Loop voorop: wordt samenwerken beter de baas
Een analytische blik kan een werkdag goed gebruiken. De reden is dat vaak een takenlijst wordt samengesteld zonder volledig begrip van:
- hoe de ene taak leidt naar een andere
- welke taak afhankelijk is van een andere
- welke volgorde de taken het beste uitgevoerd kunnen worden
Deze drie inzichten tezamen geeft het gehele proces rondom een serie taken weer. Vanuit dat perspectief kan worden uitgezocht hoe zaken efficiënter uitgevoerd kunnen worden. Want hoe beter je de dagelijkse processen begrijpt, hoe efficiënter je wordt.
Dit zijn de vier cruciale vragen die je mag beantwoorden om de noodzakelijke inzichten te krijgen in je processen:
1 - Welke processen zijn het meest waardevol?
Je mag met name op zoek naar processen die voldoen aan één of meer van de volgende eisen:
- Ze zijn repeterend van aard
- Ze hebben een directe invloed op de omzet
- Ze leveren andere tastbare voordelen op
Vervolgens mag je de processen die je hebt benoemd ordenen naar de (verwachte) waarde ervan. De meest waardevolle neem je mee naar de tweede stap.
Een verkoopproces is een eenvoudig proces om te kwantificeren, omdat je direct inziet waar het uiteindelijk om gaat. Het is ook een van de meest waardevolle dingen waar je je op mag focussen om bedrijfsgroei te stimuleren.
2 - Uit welke taken bestaan de meest waardevolle processen?
Laten we teruggaan naar het voorbeeld van een verkoopproces. Klantconversie kun je opdelen in taken zoals bijvoorbeeld:
- Bijwonen van een conferentie
- Gesprekken voeren en visitekaartjes verzamelen
- Informatie over visitekaartjes en leads invoeren
- Follow-up doen via e-mail of telefoon
- Een vergadering plannen en bijwonen
Als je precies weet wat de rol van elke taak in het proces is, is het eenvoudig evalueren. Welke taken kunnen slimmer? Welke processen hangen met elkaar samen? Waar moeten goede afspraken worden gemaakt met de VA om geen nieuwe inefficiënties te krijgen?
3 - Waar zijn de inefficiënties in processen?
Je zult verrast zijn hoeveel zaken efficiënter kunnen binnen je bedrijf. Dat wil niet zeggen dat je slecht bent in je werk. Dingen kunnen alleen slimmer.
Met een concrete visualisatie van hoe je je dag doorbrengt, vind je de plaatsen waar je je tijd beter kan inzetten. Tevens wil je erop letten dat zaken niet onbedoeld dubbelop worden uitgevoerd.
4 - Welke taken en processen worden gedelegeerd?
Nu je volledig inzicht hebt in je processen, kun je kiezen welke taken en processen worden gedelegeerd naar een virtuele assistent.
Daarmee heb je direct een overzicht met de gewenste kwaliteiten waaraan een VA moet voldoen. Het is namelijk extra werk als je voor verschillende werkzaamheden meerdere VA’s moet aansturen.
In elke fase van zakelijke of persoonlijke ontwikkeling zorgt doelgerichte besluitvorming en planning voor een enorme voorsprong. Zorg dat je voorbereid bent voor aanvang van de samenwerking met de virtuele assistent. Dat is de beste start voor een winstgevend team die jezelf geeft.
Hierbij heb ik drie vragen voor je die je op weg helpen om je doelen te bepalen:
1 - Hoe kan een virtuele assistent helpen om sterke punten aan te vullen?
Meten is weten. Maak een dashboard met je behaalde resultaten tot nu toe. Bijvoorbeeld over klantconversie. Voeg een extra kolom toe. Plaats daarin je verwachtingen voor als je samen met een virtuele assistent ermee aan de slag gaat. Hoeveel extra leads verwacht je? Etc.
Om een goede inschatting te maken stel je jezelf deze drie vragen:
- Welke taken zijn slim om te delegeren?
- Welke vaardigheden zijn vereist om ze uit te voeren?
- Waar kun je het beste de tijd die je voor jezelf vrijmaakt inzetten, zodat het maximaal rendeert?
Het is belangrijk dat je de antwoorden hierop tot tastbare cijfers terugbrengt in je dashboard. Dat is de enige manier om haalbare doelen te stellen.
2 - Hoe kan een virtuele assistent helpen om obstakels aan te pakken?
Je springt een gat – gaatje – in de lucht. Je hebt ontdekt dat een proces efficiënter ingericht kan worden. Wat wordt het plan om dat voor elkaar te krijgen?
Al moet ik erbij zeggen dat het ook vaak zal voorkomen dat een virtuele assistent hiaten in een proces aan het licht zal brengen.
Op z’n beloop laten is niet nodig. De VA kan een voorstel doen en na je goedkeuring de verbeteringen doorvoeren.
Hierbij is het belangrijk om gedetailleerd te zijn. Enerzijds over het kwantificeren van doelen en anderzijds om beschrijvend te zijn in hoe de procesverbetering bereiken gaat worden.
Heb bijvoorbeeld de antwoorden paraat op de volgende vragen:
- Hoeveel omzet levert verbetering van het proces op?
- Hoeveel uren worden bespaard?
- Hoeveel klanten hebben er voordeel bij?
- Hoe zorg je als eindverantwoordelijke ervoor dat de verbeteringen ook daadwerkelijk gehaald worden?
3 - Op welke originele manieren draagt een virtuele assistent bij aan succes?
Pak de vastgestelde waardetoevoegingen uit de eerste sleutel zelfbewustzijn er nog eens bij. Stel jezelf dan deze twee vragen:
-
Hoe breng je je bedrijf naar het volgende niveau?
In je antwoorden mogen schaalbare doelen naar voren komen. Denk bijvoorbeeld aan 30% groei van het aantal klanten dat meer dan 1 product tegelijkertijd koopt in de komende 3 maanden.
-
Hoe helpt een virtuele assistent om daar te komen?
Vervolgens stel je de doelen vast die je graag door een VA wilt laten bereiken. Denk bijvoorbeeld aan het uitvoeren van een tweewekelijkse a/b-test om na te gaan wat de meeste conversie oplevert.
En dan: eindelijk tijd om de juiste virtuele assistent te vinden.
Een virtuele assistent is een professional die met specifieke ervaring je onderneming op een hoger plan trekt. Een VA weet wat online ondernemen voor je bedrijf betekent of wat het zou kunnen gaan betekenen.
Een VA komt niet voort uit de functie van secretaresse. Een VA is over de gehele linie van ondernemen van waarde. Dat betekent ondersteuning bij laserscherpe focus, slimme systemen en een winstgevend team.
Mijn advies is altijd: zorg dat je in een relatief rustige ondernemersperiode nadenkt over de mogelijkheden die een virtuele assistent biedt. Ga door de brede inzet en vele mogelijkheden niet over één nacht ijs. Je ondernemers- en privéleven zal veranderen.
Met de 11 vragen – zoals je in dit artikel leest – bereidt je je het beste voor. Het stoomt je klaar voor maximaal resultaat voor je investering in een virtuele assistent.
Wil je alle pdf's die horen bij dit artikel?
Hopelijk heb je na het lezen van dit artikel een goed idee hoe je je perfect voorbereidt op de komst van een virtuele assistent in jouw bedrijf.
Heb je het vierde artikel in deze serie al gelezen?
Je ontdekt waar je het beste je eigen virtuele assistent kunt vinden. Het artikel lees je hier.
Wil je nog veel meer weten over werken met een virtuele assistent? Dit artikel is de derde uit een serie van vier. Lees ook de andere artikelen:
Artikel 1 - Waarom
Het geheime wapen van de succesvolle ondernemer
Artikel 2 - Wat
Slim delegeren aan een virtuele assistent
Artikel 4 - Waar
In 4 stappen succesvol samenwerken met de beste virtuele assistent
Vond je het artikel waardevol? Laat het me hieronder in een reactie weten. Ik vind het leuk om je reactie te lezen en eventuele vragen te beantwoorden.
