Jij bent de baas van je onderneming. Dat mag - moet - je ook ieder moment laten zien. Ondernemer ben je niet van 9 tot 5. Ieder moment, dus 24 uur per dag. NB De volgende e-mail ontvang je over 2 dagen
Geschreven door Steven Verwaard
Graag wil ik met een vraag beginnen:
Hoe ga je met je tijd om?
(Om nu geen tijd te verliezen kun je de taken en bezigheden die je vandaag uitvoert globaal verdelen over de 4 kwadranten in onderstaande matrix).
Neem er een minuutje de tijd voor (heb je een paar minuten dan kan ik je aanraden om het op te schrijven).
Die tijd ga je zeker weten vandaag nog terugverdienen.
Nu kun je redelijk eenvoudig inschatten in welk kwadrant je de meeste tijd doorbrengt.
Of dat ook het kwadrant is waar je de meeste tijd zou moeten doorbrengen ga ik je vertellen.
En of je alle taken ook in het juiste kwadrant hebt geplaatst, ga ik je ook vertellen.
Bij mijzelf en bij opdrachtgevers verschoven we nog best wat taken, nadat we meer inzichten kregen …
Eerst is van belang om het onderscheid tussen urgent en belangrijk nader te bekijken.
Urgente taken ...
voelen in eerste instantie heel goed. Directe actie is vereist. Een probleem wordt direct opgelost. Aan de slag dus.
Afgerond? Mooi! Afvinken maar van de takenlijst.
Ehh, de taak stond helemaal niet op de actielijst van vandaag.
Daar ligt het probleem van urgente werkzaamheden. Het is een reactieve manier van werken. Het is gehaast en er is geen aandacht voor de andere zaken die belangrijk zijn.
Belangrijke taken ...
voelen altijd goed. Belangrijke taken dragen bij aan de missie en doelen van de onderneming.
Ze passen bij de lange termijn, waardoor gestaag en kalm wordt gewerkt aan taken. Tijd is beschikbaar om nieuwe mogelijkheden te zien en zaken slimmer aan te pakken.
Het kan altijd gebeuren dat een belangrijke taak urgent wordt, maar dat is de uitzondering op de regel.
Logisch dus om te kiezen voor belangrijke taken. Toch? Maar we vallen allemaal met grote regelmaat voor de lokroep van de urgente taken.
De lokroep van de urgente taken
Lang geleden waren onze voorouders bezig met overleven. De korte termijn was veel belangrijker dan de lange termijn. Denk maar aan het zorgen voor het zonder honger naar bed gaan.
Maar die tijd ligt achter ons. Toch voelt die korte termijn nog altijd goed. Facebook en Instagram zijn er bijvoorbeeld groot mee geworden: de verleiding om in een verloren moment even door de tijdlijn te scrollen is groot.
Beslissingen maken
Terug naar de matrix, de Eisenhower matrix genoemd. Dwight D. Eisenhower was onder andere president van de Verenigde Staten. Hij moest continu beslissingen maken waaraan hij aandacht wilde geven op een dag. Daar had hij de oplossing voor gevonden, waar wij ook ons voordeel mee kunnen doen.
De vier kwadranten toegelicht:
Kwadrant 1 - Urgent en belangrijk
Taken die urgent en belangrijk zijn zijn vaak problemen, deadlines en crises.
- Een crisis is bijvoorbeeld als je been breekt en direct naar het ziekenhuis moet
- Een deadline is bijvoorbeeld het moment dat een lead opbelt en een groot project voor je heeft en daar vandaag nog een offerte voor nodig heeft
- Een probleem is als het geluid wegvalt terwijl je een webinar aan het geven bent voor ruim 200 mensen
Stuk voor stuk urgente problemen.
Maar wat denk je van een belastingaangifte waarvoor je op de laatste dag alles uit je handen moet laten vallen. Of dat er allerlei verkeerde e-mails worden verstuurd in je net gestarte productlancering.
Klinkt natuurlijk als urgent. En dat is het ook.
Het was alleen niet nodig. Want het levert stress op. Geen tijd meer voor de overige belangrijke taken.
Met een gedegen planning is dat te voorkomen. Zorg dat hetgeen dat binnen je invloedssfeer ligt niet urgent gaat worden. Dat bespaart veel tijd en zorgen.
Kwadrant 2 - Niet urgent, wel belangrijk
Taken in dit kwadrant zijn van groot belang om je zakelijke en privédoelen te verwezenlijken.
Je hebt geen last van deadlines.
Voorbeelden zijn:
- Werken aan je relaties door voldoende tijd voor familie en vrienden
- Werken aan je planning door te weten wat je wanneer wilt bereiken
- Werken aan jezelf door bijvoorbeeld te sporten
Dit kwadrant is de allerbelangrijkste. De meeste tijd zou je hier moeten besteden, want de tijd die je hier doorbrengt zorgt voor geluk, voldoening en succes.
Als er een deadline – uit kwadrant 1 – op je wacht, dan gaat het als eerste ten koste van de activiteiten die je hier gepland had staan.
Want dat interessante boek kan wel wachten en een keertje sport overslaan is ook niet zo erg …
Doorzettingsvermogen is nodig om te zorgen dat je geen tijd afsnoept van de taken die je hier gepland hebt. Deze taken moeten je heilig zijn.
Het kan ook zo zijn dat je op dit moment niet de goede taken hebt die je in dit kwadrant kan plaatsen. Houd mijn e-mails in de gaten, want de komende tijd wil ik je hierover nog meer vertellen.
Kwadrant 3 - Urgent, niet belangrijk
We besteden heel veel tijd in dit kwadrant. Binnenkomende telefoontjes en e-mails zijn allemaal urgent en wachten op een snelle actie …
Veel van onze dagelijkse werkzaamheden plaatsen we in kwadrant 1: urgent én belangrijk. We gaan direct aan de slag en werken ons een slag in de rondte.
Terwijl al die werkzaamheden hier thuishoren: urgent, maar simpelweg niet belangrijk.
Waarom?
Ze sluiten niet aan op de doelen en missie die je jezelf hebt gesteld.
Door er zelf direct mee aan de slag te gaan, help je anderen met het bereiken van hun doelen. Denk aan:
- Je medewerker belt op en heeft een vraag over de nieuwe social media tool die in gebruik is genomen
- Je partner stuurt een bericht over waar je wilt eten vanavond
Het gevoel van geleefd worden bij de dag neemt de overhand. Je maakt vele mensen gelukkig, maar je bent niet dichterbij het bereiken van je eigen doelen gekomen.
Kwadrant 4 - Niet urgent, niet belangrijk
Tja, de momenten dat je tijd verdoet. Er is altijd een excuus voor :)
Vast niet nodig om een opsomming te maken (tv kijken, door je Facebook-tijdlijn scrollen, onnodige spullen kopen etc.).
Maar we zijn allemaal mensen en dus goed in het weggooien van tijd.
Hieronder vind je de matrix met alle activiteiten. Neem nu nog een keer een minuutje om je taken en bezigheden opnieuw te groeperen.
Ook die tijd ga je eenvoudig vandaag nog terugverdienen.
Leuk! Je bent al ver gekomen. Nu aan het eind van dit artikel laat ik je graag zien waar je tijdwinst kunt pakken.
Taken overhevelen van urgent naar niet urgent
Zoals je in dit artikel hebt geleerd, besteden we graag veel tijd aan urgente taken. Om onze doelen te verwezenlijken zullen we zoveel mogelijk urgente taken moeten afstoten.
Het doel is om zo min mogelijk tijd te besteden aan urgente taken.
Een takenlijst – in welke vorm dan ook – is van grote waarde, omdat elke taak in één van de kwadranten geplaatst kan worden.
Het nut van plannen is dat je zelf de baas van je tijd bent. Als je aan het begin van de dag bepaalt waaraan je je tijd besteedt, kunnen anderen er niet met je tijd vandoor gaan. Dat levert aan het eind van de dag veel voldoening op en minder urgente werkzaamheden.
Je bent 24 uur per dag ondernemer, of je nu aan het werk bent of van vrije tijd aan het genieten bent. Dat betekent dat ook vrije tijd ingepland mag worden. Dat voorkomt dat die tijd in het gedrang komt in de drukte van de dag.
Het is niet mogelijk om fulltime productief te zijn. Even een aflevering van je favoriete serie bekijken bijvoorbeeld, hoef je jezelf niet af te nemen. Besteed er niet meer dan 5% van je tijd aan.
Taken overhevelen van belangrijk naar onbelangrijk
Er zijn urgente belangrijke taken die zo belangrijk zijn dat je ze alleen zelf kunt doen. Besteed daar maximaal 10% van je dagelijkse tijd aan.
Veel startende ondernemers doen vanzelfsprekend (bijna) alles zelf. Dus ook de urgente onbelangrijke taken. Ja, ze dragen bij aan de omzet. Maar de ondernemer hoeft ze niet zelf te doen. Vooral omdat het heel veel tijd kost, tijd die gebruik kan worden voor belangrijke taken. De oplossing ligt binnen handbereik: delegeren aan een remote team.
"
Als je iets niet kunt, is uitbesteden vanzelfsprekend. Maar wat doe je als je heel goed in een onbelangrijke taak bent...?
Slimmer werken
In onderstaande afbeelding staat je ideale tijdsbesteding per kwadrant weergegeven. Je ziet daar ook de overkoepelende tijdsbesteding slimmer werken.
Door slimmer te werken voorkom je dat taken onbedoeld overspringen van het ene naar het andere kwadrant.
Denk bijvoorbeeld aan het moment dat je net lekker bezig bent met delegeren. Veel van je bordje af, zodat je je kunt focussen op belangrijke bezigheden.
Ondertussen schiet de tijd die je besteedt aan taken in kwadrant 1 omhoog. Wat is er aan de hand?
Je team weet niet precies wat van ze verwacht wordt en vraagt met grote regelmaat je input. Daardoor word je iedere keer gestoord in je bezigheden en denk je: ik kan het beter zelf doen.
Daar komt slimmer werken om de hoek kijken. De zoektocht naar een oplossing van het probleem, zodat het niet vaker voor kan komen.
Ik wens je veel succes met het besparen van tijd
Niet een beetje tijd. Maar 9 maanden per jaar.
Natuurlijk!
Hoe je steeds slimmer met je tijd kunt omgaan deel ik graag met je. Ik houd niets achter voor je. Blijf je mailbox in de gaten houden.
En ontdek ondertussen wat wij dagelijks voor jou kunnen betekenen:
