Heb jij de broodnodige kennis over delegeren? Zoveel dat je niet wist dat er zoveel tijd in een dag paste?
Geschreven door Steven Verwaard
De afgelopen dagen had ik een mooie werkplek aan de rivier Nhật Lệ in Vietnam. Vanaf het dakterras van mijn hotel keek ik uit over een mooi park dat aan de oever van de rivier is gelegen.
Iedere dag van de ochtend tot eind van de middag zag ik een vrouw met haar karakteristieke Vietnamese ronde hoed druk in de weer. In de brandende zon was ze bezig om het hele park handmatig met behulp van de tuinslang van water te voorzien.
Waarom?
Die vraag stelde ik me telkens als ik haar in de weer zag.
Met een aantal watersproeiers op strategische plekken in het park zou mevrouw snel klaar zijn. Ze zet de kraan aan. Ze loopt af en toe een ronde door het park om te kijken of alles onder controle is. Ze draait de watertoevoer vervolgens weer dicht.
Jij zou op hetzelfde idee gekomen zijn. Waarom de baas van het park niet? Blijkbaar is er geen enkele reden om het systeem aan te passen. Terwijl ik alleen maar denk: wat is dit systeem toch inefficiënt. Van afstand is het dus erg makkelijk om de tekortkomingen in de systemen van een ander te zien.
Wat gebeurt er als we naar onze eigen systemen kijken?
- Systemen zijn toch saai?
Ja, dat vond ik ook lange tijd. Totdat ik er bij mezelf en opdrachtgevers goede resultaten mee boekte. - Dit artikel gaat toch over delegeren?
Ja, maar het geheim van succesvol delegeren ligt in het opbouwen van systemen. Anders kan het je vooral een hoop geld gaan kosten. - Ondernemen draait toch om het creëren van vrijheid in leven en werk?
Ja, daarom nodig ik je uit om dit artikel helemaal te lezen.
Ben jij eigenlijk wel een ondernemer?
Ja, zal je antwoord zijn. Toch kan het antwoord zomaar nee zijn. Dat verschil heeft alles te maken met systemen.
Systemen hoeven je niet af te schrikken. Alles in je leven draait erom. Zonder systemen wordt een mens gek. De meeste systemen zijn volkomen vanzelfsprekend.
Je zet bijvoorbeeld de wekker om 7 uur. Nadat de wekker gaat draai je je nog even om. Na een paar minuten pak je je smartphone om het laatste nieuws en ontvangen berichten te checken (al wil je dat liever pas eind van de ochtend doen). Je staat op, pakt een handdoek en gaat douchen.
En zo kan ik nog verder gaan met het schetsen van alleen nog maar je ochtendrituelen. Het fijne is dat je bij de meeste systemen helemaal niet stil hoeft te staan. Laat staan dat je de processen in lijstjes hebt vastgelegd.
Na de ochtendrituelen ga je in je bedrijf aan de slag. Alles gaat op de automatische piloot. Je hebt helemaal geen tijd om kritisch naar je werkzaamheden te kijken.
Komt één of meer van de volgende gedachten wel eens in je op?
- “Ik doe het zelf wel even, dan is het direct af”
- “Als ik het doe, weet ik zeker dat het goed gebeurt”
- “Ik doe het al jaren op deze manier, het is echt de beste manier”
- “Waarom zou iemand anders het doen, ik vind het leuk en ontspannend om te doen”
- “Ik heb geen idee wie het anders kan oppakken”
Nadenken over hoe je bedrijf georganiseerd is, kan heel confronterend zijn. Je werkt hard, dus dat betekent dat het wel goed zit met je bedrijf.
Nee dus. Natuurlijk mag je trots zijn op wat je bereikt hebt. Maar het is goed om je relatie met je bedrijf eens kritisch te benaderen. Tot je schrik én je verrassing kan het zomaar zijn dat je in plaats van 60 uur in de week, je opeens nog maar werk hebt voor 20 uur in de week. Zonder dat de omzet van je bedrijf terugloopt.
De reden daarvan is dat alles wat repeterend is in systemen gevangen kan worden. Bij elk onderdeel moet je de volgende vragen stellen:
- Wat gebeurt er als ik dit niet meer uitvoer? Als het geen invloed heeft op je core business dan vooral niet meer doen.
- Kan dit worden geautomatiseerd? Als het binnen het budget valt, direct doen.
- Kan ik de taken die overblijven uitbesteden?
Vaak zal het antwoord ja zijn, waardoor je de juiste persoon bij de taak moet vinden.
Op deze manier kun je je hele business fileren. Er is zoveel in systemen vast te leggen. Altijd geldt:
Een ondernemer zonder uitgeschreven systemen is geen ondernemer
Als je dagelijks druk bezig bent om alle brandjes te blussen die op je pad komen, ben je in dienst van je bedrijf. Bovenal was dat ook niet het idee waarom je je bedrijf bent gestart.
Het belangrijkste systeem is delegeren
Het ultieme bewijs dat je ondernemer bent, is het moment dat je een week niets doet voor je bedrijf. Je gaat bijvoorbeeld een week met vakantie. Iemand in dienst van het bedrijf, zal trots zijn op de 100-en e-mails die wachten bij terugkomst. Dat geeft een (onterecht) gevoel van onmisbaarheid.
Een ondernemer weet dat er 1 mailtje wacht na de week vrijaf. Een e-mail dat alles onder controle was en welke aandachtspunten meegenomen mogen worden.
Met goede systemen, waarbij is vastgelegd wie wat doet, kan je als ondernemer meer afstand nemen van de dagelijkse bezigheden. Je kunt werken aan een hogere kwaliteit van je dienstverlening, meer tijd doorbrengen met familie en vrienden of iets anders waar je nooit aan toekwam.
Door het delegeren van werkzaamheden komen professionals met veel kennis en expertise in je bedrijf. Laat ze vooral meedenken hoe je je processen kunt optimaliseren. Bemoedig dat ook, bijvoorbeeld door bonussen.
Je allereerste systeem dat je mag gaan ontwikkelen is dat van succesvol delegeren. Daar is niets ingewikkelds aan, maar het is een zegen als de afspraken over delegeren goed zijn vastgelegd tussen ondernemer en het team.
Wat is er mis met delegeren?
Veel ondernemers starten te laat met het delegeren van werkzaamheden. Ze zitten met de handen in het haar en hebben op stel en sprong ondersteuning nodig. Aandacht voor het opbouwen van procedures is er dan ook niet bij. En zonder al te veel nadenken worden werkzaamheden over de schutting van het teamlid gegooid.
Ondertussen wordt wel maximale controle gehouden met constant even meekijken en vragen hoe de zaken ervoor staan. Micromanagen leidt altijd tot frustratie bij de ondernemer zelf en bij het teamlid die merkt dat er geen vertrouwen is. Iedereen delegeert.
Ik ken niemand die van nature goed is in delegeren
Laat ik een eenvoudig voorbeeld geven: “Zou je voor me willen uitzoeken welke smartphone ik het beste kan kopen?” Met 100-en typen smartphones kan ik er heel veel aanmerken als ‘goed idee om te kopen’. Ik moet dan ook weten wat het budget is en voor welk doel het toestel gebruikt gaat worden.
Misschien dat je nu denkt: ja dus. Dit is allemaal heel logisch. Natuurlijk vraag je even door wat precies de bedoeling is. Het gaat dan ook mis op het moment dat er niet wordt doorgevraagd. Niet uit desinteresse of onprofessionaliteit. Gewoon omdat de taak als duidelijk wordt verondersteld.
Wat is succesvol delegeren?
Laat ik je een voorbeeld geven uit mijn dagelijkse praktijk. Een opdrachtgever geeft aan: “Aanstaande donderdag moet mijn nieuwe verkooppagina af zijn”. Ik plan donderdagmiddag in om de taak uit te voeren, te testen en op te leveren. Vervolgens krijg ik donderdagochtend bericht: “Is de verkooppagina af, want ik wil zo om 10.30 uur een e-mail naar mijn e-maillijst sturen.” Voor beide partijen leek de afspraak helder. Pas achteraf bleek dat de afstemming totaal niet goed was.
Dat levert scheve gezichten op, terwijl het eenvoudig te voorkomen was. Van rocket science is geen sprake. Maar daar ligt ook gelijk de valkuil.
Je moet precies weten delegeren inhoudt. Wat is delegeren eigenlijk precies?
Als delegeerder ben je altijd verantwoordelijk voor het eindresultaat. Hoe de taak wordt uitgevoerd maakt je niet uit. Linksom of rechtsom mag de uitvoerder zelf bepalen, zolang je er zelf maar geen omkijken naar hebt. Van groot belang is dat je vertrouwen hebt, omdat je weet dat het resultaat aan je verwachtingen voldoet.
Hoe ga je succesvol delegeren?
Toch kan het handig zijn om met name bij grote projecten tussentijds te kunnen bijsturen of juist mee te kunnen sturen. Om dat duidelijk te krijgen raad ik je aan om altijd bij een taak de beslissingsbevoegdheid mee te geven. Naast een taakomschrijving wordt toegevoegd wanneer de taak start, wanneer de taak wordt uitgevoerd en wie de taak gaat uitvoeren.
Wat moet je doen om je taak helder over te brengen op je team? Hoe weet je zeker dat het idee wat jij in je hoofd hebt overeenkomt met wat je teamlid in zijn hoofd krijgt? Van groot belang is dat je controle hebt. Wel op een manier zodat je er weinig tijd aan hoeft te besteden.
Hoe jij met je team ontzettend veel werk weet te verzetten, is alleen mogelijk als je werkt met systemen. Het kan zijn dat je daar helemaal geen zin in hebt. Maar je kunt nog zulke goede mensen in je team hebben, zonder systemen ben je nergens. Laat de buitenwereld verstelt staan wat jij met je kleine team voor elkaar krijgt.
De 7 niveaus van delegeren
Om het je heel eenvoudig te maken, vind je hieronder een van je eerste systemen. Het systeem van de 7 niveaus van delegeren beter de baas.
Niveau 1:"Dit zijn de taken die je achtereenvolgens moet uitvoeren"
Tijd besparen
Gedetailleerd is vastgelegd wat moet gebeuren. Toch moet je van alles op de hoogte zijn, waardoor je relatief niet heel veel tijd wint. Tevens ben je steeksproefgewijs tijd kwijt aan controle van de uitgevoerde werkzaamheden.
Beslissingsbevoegdheid
Je team volgt het proces. Waar het proces beter kan, wordt aan je doorgegeven. Je neemt altijd alle beslissingen.
Niveau 2:"Zoek het volgende voor mij uit en zorg dat ik eenvoudig een keuze kan maken"
Tijd besparen
Als je gaat nadenken hoe vaak je zaken aan het uitzoeken bent, zul je versteld staan. Googlen is niet voor niets aan werkwoord geworden. Je zit zelf nog behoorlijk diep in de taak, omdat je bekend moet zijn met de gewenste zoekvariabelen.
Beslissingsbevoegdheid
Op basis van de opties die je team je voorlegt, maak jij de keuze. Om het proces te optimaliseren, adviseer ik om altijd de gemaakte keuze terug te koppelen aan je team. Tevens verhoogt dat de betrokkenheid van het team bij jou en je onderneming.
Niveau 3:"Zoek het volgende voor mij uit en adviseer me welke keuze ik moet maken"
Tijd besparen
In het afwegen van keuzes kan vaak ook veel tijd gaan zitten. Je team is in het onderwerp gedoken en kan aangeven welke keuze het beste past bij je bedrijf. Maak daar gebruik van. Je moet nog wel de argumentatie kunnen volgen hoe tot de keuze is gekomen, waardoor je er nog gedetailleerd inzit.
Beslissingsbevoegdheid
Je maakt zelf de uiteindelijke keuze. Dat kan betekenen dat het een andere keuze is dan je team heeft gemaakt. Zorg dat je beargumenteert waarom je een andere keuze hebt gemaakt. Voor je team kan het overkomen dat je bijvoorbeeld geen vertrouwen hebt. Na het maken van een beslissing kun je nooit genoeg communiceren met je team.
Niveau 4:
"Zoek het volgende voor mij uit, maak de keuze en leg het aan mij voor"
Tijd besparen
Je weet niet meer alle ins en outs wat je team heeft uitgezocht voor je. Toch kunnen er beslissingen gemaakt gaan worden, mede op basis van je wensen en ideeën. Dat levert een grote tijdwinst op.
Beslissingsbevoegdheid
Je maakt samen de definitieve keuze. Het gevaar ligt op de loer dat je team met je gaat meepraten, omdat je toch graag jouw eigen keuze uitgevoerd ziet. Zorg dat je team zich gehoord voelt. (Online) afspraken met je team zijn uitermate geschikt om succes te boeken op dit niveau.
Niveau 5:
"Werk aan de taken, maak zelfstandig keuzes, leg het aan mij voor, zodat ik erover kan meedenken, maar jij maakt zelf de keuzes"
Tijd besparen
Je houdt je nog minder bezig met de details. Ook rondom de sturing van de taken doe je steeds minder. Tijd besparen neemt serieuze vormen aan.
Beslissingsbevoegdheid
Je hebt kaders vastgesteld waarbinnen je team zelfstandig mag handelen. Je hebt heel veel vertrouwen in je teamleden.
Niveau 6:
"Werk aan de taken, maak zelfstandig keuzes en deel erna wat je aan het doen bent"
Tijd besparen
Je weet niet wat je team op detailniveau aan het doen is. Je laat je met regelmaat bijpraten over de stand van zaken, zodat je kunt bijsturen wanneer nodig.
Beslissingsbevoegdheid
Je team is vrij om beslissingen te nemen om de gestelde doelen te verwezenlijken. Alleen de mijlpalen in een project krijg je te horen, zodat je waar nodig de adviserende rol op je kunt nemen.
Niveau 7:
"Maak beslissingen en voer uit. Je hoeft alleen op hoofdlijnen over het project aan mij terug te koppelen"
Tijd besparen
Je werkt in compleet vertrouwen samen. Dat betekent dat je projecten uitbesteed zonder dat je zelfs maar om goedkeuringen vraagt. Dat is het ultieme gevoel van vrijheid dat je kunt bereiken. Je bedrijf gaat succesvol door, zonder dat je er constant bovenop moet zitten.
Beslissingsbevoegdheid
Vind je dit een beklemmend idee? De (digitale) deur van je bedrijf achter je dichttrekken. Voel je de angst of alles wel goed is gegaan als je na een week terugkomt? Die angst mag je nu voelen. Dit niveau bereik je ook niet van de één op de andere dag.
Wat mag je meenemen uit dit artikel?
In dit artikel heb je geleerd waarom je niet zonder delegeren kan. Het antwoord was verbluffend eenvoudig: zonder uitgewerkte systemen is een ondernemer helemaal geen ondernemer. Er blijft slechts een hardwerkende werknemer in dienst van het eigen bedrijf over.
Systemen zorgen ervoor dat je team werkzaamheden van je kan overnemen. Door delegeren kan je bedrijf groeien in omzet en/of grootte. Delegeren is een werkwijze die iedere ondernemer zich moet aanleren, want het is geen aangeboren eigenschap.
Delegeren is alleen succesvol mogelijk als met het team wordt afgesproken in welke mate ze keuzevrijheid hebben. De 7 niveaus hiervoor zijn in dit artikel uitgewerkt.
Ik wens je veel succes met ondernemer zijn. Het maakt je een gelukkig persoon.
Wil je nog meer weten over delegeren?
Bijvoorbeeld over hoe je succesvol delegeren meetbaar maakt?
Download het gratis ebook ‘Samenwerken beter de baas’ dat ik voor je geschreven heb:
