Dit is een van de belangrijkste artikelen die je ooit zult lezen. NB De volgende e-mail ontvang je over 2 dagen
Geschreven door Steven Verwaard
Grote woorden.
Maar ik sta er volkomen achter.
Een onderneming klaarstomen voor de toekomst?
Implementeer systemen.
Zonder systemen zet je de groei van je bedrijf onder druk.
En je maakt het bedrijf een gevangenis voor jezelf.
Hoe pak je de start van het bouwen van systemen aan?
Het grootste knelpunt waarmee je aan de slag mag gaan is …
Jezelf
Mogelijk ben je nog niet bezig om jezelf los te zien van je bedrijf. Het is je eigen kindje.
Je hebt geen plannen om meer vrije tijd te nemen. Geen plannen om de onderneming te verkopen. Geen plannen om met een team samen te werken.
Toch mag je zo vroeg mogelijk beginnen met het creëren van systemen.
Later komt er een dag waarin je dankbaar bent voor de keuze die je vandaag gemaakt hebt.
Tijd om de diepte in te gaan:
1 - Groter denken
Jij als leider bent de drijvende kracht achter de ontwikkeling van je producten en/of diensten. Daarnaast ben je de bouwer van systemen.
Voel je je of ben je nog geen leider?
Geen probleem.
Start met denken op de lange termijn. Denk groot.
-> Stel je onderneming voor alsof het 2 of 5 of 10 keer zo groot is.
.
.
Daarmee ben je klaar voor de tweede stap.
"
Niemand wordt een fantastische leider als die alles zelf wil doen of overal de eer voor wil krijgen
Andrew Carnegie
2 - Definieer rollen
Op het moment heb je verschillende of alle rollen in je bedrijf onder je eigen hoede.
Het resultaat is dat je beperkt de tijd hebt voor de invulling van die rollen.
Hoe zou het zijn als er meer tijd is om elk van de rollen in te vullen?
Groei is binnen handbereik. En de afhankelijkheid van jou neemt af.
In je groot bedachte onderneming:
-> Welke rollen zijn daar?
Heb je een virtuele assistent? Een online business manager? Een marketingmedewerker? Een verkoopmedewerker?
Trouwens, nog steeds kunnen verschillende rollen door dezelfde personen worden uitgevoerd. Bij verdere groei wordt een rol door één persoon uitgevoerd. En bij nog verdere groei wordt een rol opgesplitst over meerdere personen.
Nu mag je iedere rol nader invullen:
3 - Taken
Stel jezelf de vraag:
-> Welke taken horen bij elke rol?
Een aantal taken die je bijvoorbeeld toebedeeld aan de rol van virtuele assistent zijn:
– E-mails van klanten beantwoorden – Versturen wekelijkse nieuwsbrief – Facturen versturen – Organiseren jaarlijkse retreat – Onderhouden website
Als je dit hebt gedaan voor alle rollen, begint nu de taak waar het meeste werk in gaat zitten:
4 - Documenteren
Eenmalig nadenken en vervolgens wordt het zonder zorgen 100-en of 1000-en keren uitgevoerd.
Zonder zorgen.
Dat verzacht de pijn om er nu wat tijd in te stoppen natuurlijk.
Processen kunnen in de loop van de tijd wijzigen. Maar daar heb jij dan geen omkijken naar:
Want degene die het proces doorloopt kan updates doorvoeren op basis van nieuwe inzichten.
-> Schrijf de uit te voeren stappen op per taak
Ik raad je aan om het volgende template daarvoor te volgen:
Procesbeschrijving
Locatie: …
(De locatie waar het document is opgeslagen)
Doel: …
Het meetbare resultaat zoals aantal nieuwe klanten per maand
Proces:
Een proces is de beschrijving op het hoogste niveau van een taak of reeks taken. Het geeft de algehele workflow weer van een taak met meerdere stappen. De vraag wordt beantwoord: hoe werkt een bepaald onderdeel van de onderneming? Voor iedereen in de organisatie wordt duidelijk hoe wordt samenwerkt en hoe hun rol daarin past.
Stap 1 – …
Stap 2 – …
Stap 3 – …
Stap 4 – …
…
Procedures:
Een procedure – vaak standard operating procedure (SOP) genoemd – is gedetailleerder dan een proces, maar niet zo gedetailleerd als een werkinstructie. De volgende vragen worden beantwoord: Wat gebeurt er? In welke volgorde? Wie doet wat? Met wie? Hoe gebeurt het?
Stap 1 – …
1 – …
2 – …
…
Stap 2 – …
1 – …
2 – …
….
Werkinstructries:
Een werkinstructie of gedetailleerde taak die doorgaans door één persoon van begin tot eind in één keer wordt uitgevoerd. Werkinstructies veranderen vaker dan processen en procedures. Ze moeten gescheiden zijn, maar gekoppeld aan de andere elementen.
Stap 1 …
Stap 2 …
Stap 3 …
Stap 4 …
Geschreven door: …
Rol: …
Datum: …
Geupdate door: …
Rol: …
Datum: …
Geautoriseerd door: …
Rol: …
Datum: …
Samenvattend: aan de slag met systemen is een proces in vier stappen:
- Stel je onderneming voor alsof het 2 of 5 of 10 keer zo groot is
- Welke rollen zijn daar?
- Welke taken horen bij elk van de rollen?
- Schrijf de uit te voeren stappen op per taak
Wanneer je er klaar voor bent …
Is het delegeren van een rol of taak een simpel kunstje:
Leer ze het gebruik en onderhoud van de systemen.
Constant op de vingers kijken is niet nodig. Scheelt jouw tijd én scheelt frustratie bij het team.
Mag ik een voorspelling doen?
Zodra je de kracht van systemen in je bedrijf ziet, wil je nooit meer teruggaan naar de oude manier van werken.
Alles om je heen bestaat uit zichzelf repeterende systemen. Kijk naar de seizoenen in de natuur. Of de autopilot in vliegtuigen.
Je hoofd zit vol met systemen die je het succes tot op heden heeft gebracht in je onderneming.
In plaats van dat ze alleen voor jou toegankelijk zijn, mag je ze delen met teamleden die daarvoor verantwoordelijkheid willen dragen.
Er is slechts één manier om je bedrijf klaar te stomen voor de toekomst
Een toekomst waarin je je bedrijf eenvoudig kunt opschalen wanneer je daar klaar voor bent.
Een toekomst waarin je bedrijf groeit en je ondertussen meer vrije tijd hebt.
Ik wens je veel succes met de start of het verfijnen van je uitgeschreven systemen.
Waar nodig staan we voor je klaar:
