Het is zover. Je bent overtuigd dat een virtuele assistent de volgende stap voor je bedrijf is. Waar moet je op letten in de zoektocht naar een virtuele assistent?
Geschreven door Steven Verwaard
Op basis van deze korte samenvatting kun je besluiten of het artikel wel of niet geschikt voor je is.
In dit artikel begint je reis in de zoektocht naar de beste virtuele assistent en de eerste periode van de samenwerking:
[Tip 1] De 7 verwachtingen van een virtuele assistent
[Tip 2] De 4 sleutels om succesvol samen te werken
[Tip 3] Met de juiste vragen vind je de allerbeste VA
[Tip 4] De 7 tools voor een succesvolle samenwerking
Stap 1 – Wat mag je van een virtuele assistent verwachten?
1a – Zeer georganiseerd
1b – Sterke communicatieve vaardigheden
1c – Nieuwsgierig
1d – Gemotiveerd
1e – Focus op details
1f – Professioneel
1g – Teamspeler
Stap 2 – Laat de virtuele assistenten voor je in de rij staan
2a – Werktijden
2b – Beschikbaarheid
2c – De virtuele assistent contracteren in 3 stappen
2d – Investering
Stap 3 – Hoe werk je succesvol samen met een virtuele assistent?
3a – Maak doelen haalbaar
3b – Wees specifiek
3c – Vraag input
3d – Herzie doelen
Stap 4 – Tools en afspraken die de samenwerking succesvol maken
4a – Centraal projectmanagement
4b – Briefings
4c – Templates
4d – Geheimhouding
4e – Gebruikersnamen en wachtwoorden
4f – Handboek
4g – Overleg
Virtuele assistenten zijn er in alle soorten en maten. Ze kunnen een paar honderd euro per maand kosten. Maar een ton per jaar behoort ook tot de mogelijkheden. Het hangt af van het werk dat je gedaan wilt krijgen.
Het is aan jou om precies te begrijpen wat je de komende tijd van een VA wilt. En of je de komende jaren samen wilt doorgroeien binnen je bedrijf.
Kortom, tijd om je goed voor te bereiden.
Bouw een profiel op van je ideale virtuele assistent. Tijdens de werving wordt dat je handvat.
Je kunt in elk geval niet om deze zeven eigenschappen voor je VA heen:
1 - Zeer georganiseerd
Je wilt erop vertrouwen dat werkzaamheden op het juiste moment op de juiste wijze worden uitgevoerd.
Een fout kan altijd gebeuren, maar ze weten te voorkomen is van grote waarde. Bespaart je veel tijd en frustratie.
Daarom wil je graag dat testen en controleren tot de standaarduitrusting van de VA behoort.
2 - Sterke communicatieve vaardigheden
Je zult weinig met elkaar om tafel zitten. Sterke communicatieve vaardigheden in woord en geschrift is daarom van zeer groot belang.
Je wilt blind op de virtuele assistent varen – als zijnde een verlengstuk van jou.
Tevens opent het nieuwe deuren. Zonder zorgen laat je een VA in contact treden met (potentiële) klanten, omdat je weet dat het op professionele wijze wordt gedaan.
3 - Nieuwsgierig
Een constant verlangen om te leren is de kern van de professionele groei van een virtuele assistent op de lange termijn.
Hoe hongeriger je assistent is om je gewoonten, sterke punten en visie te leren kennen (en je ze daarin voorziet), hoe groter de kans dat ze willen meegroeien met je bedrijf.
"
Als je niet precies de richting weet van je onderneming, mag je niet verwachten dat je virtuele assistent op en top gemotiveerd voor je aan het werk is
4 - Gemotiveerd
Mogelijk ben je heel druk. Of heb je het goed voor elkaar en heb je het rustig. Wat je in elk geval niet wilt is continu over de schouder van je assistent meekijken.
Een goede virtuele assistent weet zichzelf te motiveren. Dat resulteert in het proactief aanpakken van problemen.
Wat is er fijner dan op de hoogte te worden gesteld van een reeds opgelost probleem – inclusief voorstel om een proces te updaten zodat het niet nog een keer kan voorkomen.
5 - Focus op details
Grote stappen – snel thuis. Of het wel of niet op jou van toepassing is, bij een virtuele assistent wil je het nooit terugzien. Aandacht voor details is een belangrijke eigenschap voor de VA.
Als je die verantwoordelijkheid kan delegeren, weet je zorgt voor de best mogelijke presentatie van producten en/of diensten aan alle stakeholders.
6 - Professioneel
Je wilt altijd je reputatie hoog houden. Vroeg of laat zal de virtuele assistent je ook vertegenwoordigen. Via e-mail, telefoon of fysiek op locatie.
Je wilt dus iemand die de waarde van tijd kent. En er verzorgd bijloopt. Ook al is het een interne Zoom-bijeenkomst.
7 - Teamspeler
De laatste eigenschap lijkt een dooddoener. Je ziet het in alle functies terugkomen.
Veel virtuele assistenten hebben ervoor gekozen om hun eigen onderneming te starten. Daardoor kan het zijn dat zijn ze minder geneigd om samen te werken binnen het team dat jij aan het bouwen bent. Een extra aandachtspuntje dus.
Weinig tijd nu?
Een virtuele assistent kan aan al je eisen voldoen, maar toch niets voor jou zijn. Aan alle volgende praktische wensen moet je VA namelijk ook voldoen:
Werktijden
Het is belangrijk om te weten wanneer de VA beschikbaar is:
- Moet de virtuele assistent beschikbaar zijn op specifieke tijden? Bijvoorbeeld wanneer je helpdeskondersteuning nodig hebt.
- Heb je specifieke tijdsblokken wanneer de VA beschikbaar moet zijn? Bijvoorbeeld voor technische ondersteuning en het beantwoorden van vragen wanneer je een online training verzorgd.
- Zoek je iemand die ook in de avond of in het weekend beschikbaar is? Of misschien wel 's nachts?
- Misschien heb je helemaal geen eisen, zolang de afgesproken deadlines maar gehaald worden.
Beschikbaarheid
Je hebt de VA niet in dienst. Niet iemand die van 9 tot 5 beschikbaar is.
Gelukkig maar!
Want je krijgt er iemand voor terug die zelf kiest wanneer hij/zij productief is. Het resultaat is dat werk met hogere kwaliteit wordt opgeleverd, maar wel in minder tijd.
Al zijn er wel wat praktische zaken die aandacht nodig hebben:
Om de continuïteit te garanderen is het slim om te beschikken over een VA die in geval van nood kan terugvallen op een team van VA’s.
Een eerste voordeel is dat je niet meerdere VA’s hoeft te contracteren.
Een tweede voordeel is dat de VA altijd beschikt over de kennis van het hele team. De kans dat je VA nee moet verkopen wordt zo verkleind. Scheelt jou weer tijd om op zoek te gaan naar een andere professional voor een specifieke vraag. Bij BETER DE BAAS werken we volgens dit principe.
Maakt het voor je bedrijfsvoering niet uit als de VA niet altijd op korte termijn beschikbaar is? En verwacht je dat alle benodigde kennis in één VA te vinden is? Je kunt alle beschikbare VA’s laten solliciteren op je openstaande functie.
Wie je ook zoekt, het is tijd om de vacature online te plaatsen. Gebruik daarvoor je website en sociale media kanalen.
De virtuele assistent contracteren in 3 stappen
Zorg dat een virtuele assistent met de juiste kennis en ervaring binnenkomt. Aan een veredelde secretaresse – om het oneerbiedig te zeggen – heb je heel weinig. Vooral als je de mogelijkheden van het internet wilt gebruiken om je bedrijf te laten groeien.
Voordat je met een mogelijke kandidaat in gesprek gaat, wil je zeker zijn dat de juiste bagage wordt meegebracht. Je hebt geen tijd om met tientallen kandidaten in gesprek te gaan. Met een aantal vragen en/of opdrachten tijdens het sollicitatieproces maak je een goede filtering. En het proces is desgewenst compleet te automatiseren:
-
Een precieze virtuele assistent
Zelf wil ik altijd heel graag weten of iemand nauwgezet is. Een simpele opdracht moeten ze exact uitvoeren. Degenen die denken het slimmer te kunnen doen, vallen in deze opdracht af.
Niet omdat het niet slimmer zou kunnen, maar omdat het de bedoeling is om de taak exact zoals aangegeven uit te voeren.
-
Een creatieve virtuele assistent
Degenen die geslaagd zijn voor de eerste test, mogen door naar het tweede deel. Testen hoe creatief de VA is. En tevens wil je graag weten of ze verstand van online ondernemen hebben. Ook al is conversie-optimalisatie niet hun specialiteit, een creatief idee daarover moet mogelijk zijn.
Laat ze bijvoorbeeld je website bestuderen en aangeven welke veranderingen ze zouden doorvoeren om de conversie te verhogen.
-
Een communicatieve virtuele assistent
Degenen die geslaagd zijn voor de tweede test nodig je uit voor een gesprek. Van tevoren mag je jezelf de volgende vragen stellen: Moet de virtuele assistent veel communiceren via videobellen? Of juist via telefoon of chat? Of voornamelijk e-mail?
Stel vast welke eisen je hebt voor de verschillende communicatiekanalen. Tijdens het sollicitatieproces test je de kandidaat daar specifiek op. Laat een deel van het gesprek bijvoorbeeld via chat laten verlopen.
"
De juiste virtuele assistent gevonden? Verfijn je leiderschapsvaardigheden - scheelt je veel geld, frustratie en tijd
Investering
In dit artikel ligt de nadruk op een virtuele assistent als onderdeel van je team. Iemand die meegroeit met je bedrijf en steeds meer werk uit je handen neemt. De reden is dat ik vanuit mijn ervaring zie dat daar de meerwaarde van een VA maximaal tot z’n recht komt.
Toch wil ik volledig zijn in dit artikel. Een virtuele assistent kun je in veel landen van de wereld vinden. Ook in landen waar het uurloon lager ligt dan in Nederlandstalige landen. Overwegingen die je daarbij mee moet nemen zijn:
- Stel dat je bijvoorbeeld 50 euro in Nederland betaalt voor een taak. Je mag niet verwachten dat je dezelfde kwaliteit krijgt als je het elders in de wereld voor 5 euro laat uitvoeren.
- Bepaal of het mogelijk is dat de taak wordt uitgevoerd zonder kennis van de Nederlandse taal.
- Met name eenvoudige repeterende taken zijn geschikt om uit te besteden aan een VA in een lagelonenland - taken waarbij kennis van de Nederlandse cultuur niet nodig is.
- Plan meer tijd in dan je gewend bent voor aansturing en terugkoppeling. Houd altijd goed in de gaten of de extra tijd opweegt tegen het inhuren van een VA met een hoger uurloon, maar je wel veel minder tijd kost.
Loop voorop: wordt samenwerken beter de baas
Ontdek onder andere hoe het beste succes van je (toekomstige) online team meetbaar gemaakt kan worden
Werkzaamheden die je niet leuk vindt gooi je overboord. Je wilt er eigenlijk geen enkele aandacht meer aan besteden. Omdat je het bijvoorbeeld zonde van de tijd of geestdodend vindt.
Je bent blij dat iemand anders het kan doen. ‘De VA begrijpt wel hoe het moet of wat je bedoelt’. En dat is de reden waardoor het werk als een boemerang weer naar je terugkeert. Als je geen heldere weg voor de dagelijkse samenwerking voor je virtuele assistent voor ogen hebt, is het gevolg dat je continu bezig bent met het oplossen van problemen.
Een natuurlijke reflex is om ‘bovenop’ de VA te gaan zitten. Micromanagen dus: alle stappen van de VA zelf nagaan en controleren. Jij bent uiteindelijk meer tijd dan voorheen aan dezelfde taken kwijt. En de VA heeft direct door dat er geen sprake meer is van een vertrouwensband.
Je zult niet de eerste zijn met een negatieve ervaring of zelfs besluit om te stoppen met de samenwerking met een virtuele assistent. Dat wil je dus voorkomen. Je wilt geen vertraging oplopen met de groei van je bedrijf.
Hoe?
De oplossing ligt in het zijn van een pro-actieve ondernemer. Een van de zeven gewoonten voor effectief leiderschap uit het bekende boek van Stephen Covey is: ‘Begin met het einde in gedachten’. Het is degene die me het meest is bijgebleven en die ik dagelijks in de praktijk breng.
De zes woorden klinken eenvoudig. Maar ook opdrachtgevers met miljoenen omzet zie ik veel tijd verliezen. En ongewild hebben ze frustraties over de samenwerking met een VA.
Je maakt het jezelf al een stuk eenvoudiger als je begint met het in de praktijk brengen van deze vier uitgangspunten:
1 - Maak doelen haalbaar
Mogelijk stel je jezelf bijna onmogelijke doelen. Maar zoek die grens niet op met je VA. Vooral niet aan het begin van de samenwerking. Naarmate je virtuele assistent steeds meer doelen bereikt en zich comfortabel voelt in de rol, werk je toe naar een ambitieuzere strategie.
2 - Wees specifiek
Om doelen meetbaar te maken, moeten ze specifiek zijn. Wees helder over hoe het bereiken van de doelen je werk en de organisatie ten goede komt. Wees transparant en schets de context zodat de VA zich ook echt eigenaar voelt van de doelen.
3 - Vraag input
Een andere slimme manier om de VA te helpen om zich eigenaar te voelen van de doelen is om samen aan de bijbehorende processen te werken. Daardoor zijn alle gedachten en acties in lijn met het bereiken van hetzelfde doel.
4 - Herzie doelen
Wees nooit bang om doelen te herzien in de loop van de samenwerking. Als de oorspronkelijke doelen te ver verwijderd zijn van de doelen die nu behaald kunnen worden, is het slim om realistischer doelen op te stellen.
Wij brengen de 4 uitgangspunten samen in een eenvoudige spreadsheet. Een voorbeeld vind je hieronder:
Het is vervelend als je erachter komt dat je het toch beter zelf kunt doen.
Terwijl je zoveel aandacht hebt besteedt aan het vinden van de beste virtuele assistent voor jouw bedrijf.
100% zekerheid kan ik je niet geven. Maar met het implementeren of verfijnen van de volgende systemen wordt de kans op succes wel heel groot. Vooral als je de VA daar vanaf de eerste dag bij betrekt.
Bij BETER DE BAAS zien we dat aandacht voor deze zes systemen het meeste succes oplevert:
1 - Centraal projectmanagement
Het handigste is om gebruik te maken van een online projectmanagementtool. Voor jou en de VA is dan realtime inzichtelijk wat de laatste stand van zaken is. Wat er moet gebeuren, wanneer het moet gebeuren, hoe het moet gebeuren en door wie het moet gebeuren wordt vastgelegd. Niemand kan zich ergens achter verschuilen. En deadlines kunnen goed gepland worden, zodat wachttijden tot een minimum beperkt worden.
Bij BETER DE BAAS maken we gebruik van Clickup. Een schermafdruk vind je hieronder.
Wil je zonder kleine leercurve starten? Maak gebruik van een spreadsheet. In Google Sheets kun je bijvoorbeeld online samenwerken in dezelfde spreadsheet.
2 - Briefings
Veel werkzaamheden zijn rechttoe rechtaan. Zoals ‘redigeer deze tekst voor mij op basis van de uitgangspunten in ons handboek’. Andere werkzaamheden hebben meer context nodig. Denk bijvoorbeeld aan ‘maak een nieuwe website voor mij’. Een projectbeschrijving die een aantal essentiële vragen beantwoord is dan hard nodig.
3 - Templates
Veel op het oog eenvoudige werkzaamheden roepen al snel meer vragen op. Denk bijvoorbeeld aan: ‘verstuur morgenochtend mijn nieuwsbrief’. Moeten sommige mensen de nieuwsbrief niet ontvangen? Hoe laat precies moet de nieuwsbrief verstuurd worden? Waar staan de teksten en afbeeldingen? Het handige is dat de meeste van zulke werkzaamheden repeterend zijn (daarom kun je ze ook zo handig uitbesteden).
Door het maken van een template (in samenwerking met de VA) kunnen alle stappen eenmalig worden vastgelegd. Bovendien kun je je eigen wensen en inzichten erin kwijt en het bovendien combineren met die van de VA.
Voor vele projecten hebben we templates ontwikkeld die eenvoudig geïmporteerd en deels aangepast kunnen worden voor nieuwe projecten.
In een online projectomgeving kun je telkens opnieuw het template inladen, zodat het afvinken van taken weer verder kan gaan.
Ter ondersteuning kan het raadzaam zijn om screenshots, video’s etc. toe te voegen, zodat je de VA bij de hand neemt en fouten geminimaliseerd worden.
4 - Geheimhouding
Transparantie is een ingrediënt richting het succes van een onderneming. Het is niet voor niets één van onze kernwaarden. Toch wil je graag dat sommige informatie niet in ongewenste handen valt. Je virtuele assistent zal ongetwijfeld vertrouwelijke en andere gevoelige informatie gaan verwerken.
Zorg dat je richtlijnen hebt opgesteld hoe daarmee om te gaan en waar de VA altijd op kan teruggrijpen tijdens het uitvoeren van de taken.
Daarnaast is het een goed idee om de VA een vertrouwelijkheidsovereenkomst te laten ondertekenen.
5 - Gebruikersnamen en wachtwoorden
Het is handig als je virtuele assistent kan inloggen in je online tools. En je hebt er waarschijnlijk nogal wat. En als je gaat samenwerken met een VA kunnen dat er zomaar nog meer worden. Een VA weet namelijk vaak nog wel een tool die je een hoop tijd zal gaan besparen.
Bij iedere online tool log je (natuurlijk :) ) in met een uniek onmogelijk te onthouden wachtwoord. Dat wachtwoord geef je liever niet aan je VA. Want mocht de samenwerking worden beëindigd, dan moet je je wachtwoord weer wijzigen. En dat voor al je tools.
Met Lastpass voorkom je een hoop problemen. Je slaat veilig alle wachtwoorden (en zelfs betaalinformatie) op. Je inloginformatie deel je per tool met je VA, maar de precieze inloggegevens krijgt de VA nooit te zien. Zie het screenshot hieronder. Wanneer de VA een online tool niet meer nodig hebt, trek je de toegang weer in.
6 - Handboek
Jij en eventuele andere teamleden weten heel veel. Veel zaken worden onthouden. Veel andere zaken worden vastgelegd in een e-mail, een documentje op je laptop of ergens anders.
Breng alles samen in één document, website of systeem. Je VA kan dat project voor je uitvoeren. Wekelijks mag aan updates gewerkt worden. Die investering verdien je snel terug, doordat minder tijd wordt besteedt aan ‘maar dat bedoelde ik niet zo’, ‘waarom staat het document niet daar?’, ‘kijk maar in de tig mails van vorig jaar hoe we dat toen precies hebben opgelost’ of ‘waarom heb je een nieuwe online tool aangeschaft, terwijl we al een betere oplossing hebben?’. Zo kan ik nog wel even doorgaan. Je begrijpt wat ik bedoel.
Als je net je eerste werkzaamheden gaat uitbesteden heb je aan een paar pagina’s genoeg. Gedurende de groei van je bedrijf neemt het aantal pagina’s toe tot 100-en of mogelijk 1000-en pagina’s. Inwerken van nieuwe teamleden zal zeer eenvoudig worden en je gooit geen uren meer onnodig weg. Een screenshot van een pagina uit ons handboek vind je hieronder.
In hoofdlijn is het verstandig om bijvoorbeeld de volgende zaken vast te leggen:
- Waar staat je bedrijf voor
- Wijze van communicatie
- Gedragscode
- Wijze van inhuur
- Ins en outs van de producten en/of diensten
- Samenwerking met externen
7 - Overleg
In het begin van de samenwerking kun je beter iets teveel communiceren. Zorg wel dat je na verloop van tijd minder gedetailleerd bent. Scheelt je tijd en laat tevens zien dat je vertrouwen hebt in de virtuele assistent.
Bijvoorbeeld iedere keer vertellen wanneer je VA een vlucht moet boeken dat je graag een plek bij het raam wilt is onnodig. De VA weet het wel en heeft het voor de volledigheid waarschijnlijk al toegevoegd aan het handboek.
Hoe goed al je systemen ook zijn, het is aan te raden om met regelmaat je VA te spreken. Daarmee zorg je voor betrokkenheid. Mijn ervaring is dat een wekelijks overlegmoment het beste werkt. Zaken worden zo nooit op z’n beloop gelaten en het biedt de mogelijkheid om de week door te nemen en terug te blikken op de afgelopen week.
Vraag altijd aan je VA wat er beter of slimmer kan. Als je openstaat voor verandering en nieuwe inzichten kan je veel meer van waarde zijn. Als je nooit wat doet met de ideeën of klagen van de VA zal er al snel een moment komen dat je VA steeds minder deelt om maar niet teleurgesteld te raken.
Als iets mis gaat in de uitvoering van het werk is het eenvoudig om de VA de schuld te geven. Dat mag en kan ook terecht zijn. Ga wel eerst goed na of het niet iets te maken met wat en hoe je met de VA gecommuniceerd hebt.
Het inhuren van je eerste virtuele assistent is een belangrijke mijlpaal in je ondernemersleven. Het is dan ook belangrijk dat het niet tot een teleurstelling leidt. Dat is mogelijk door te weten wat een VA voor je kan betekenen, hoe je het beste kunt delegeren en je bedrijf procesmatig op orde hebt. Is je omzet gestegen aan het eind van de maand? Je bent op de goede weg.
Wil je de kans op succesvol samenwerken met je VA vergroten? Bij BETER DE BAAS nemen we het hele proces voor je uit handen. Van nagaan wat een virtuele assistent voor jouw organisatie kan betekenen tot het leveren van een virtuele assistent die al vanaf 10 uur per maand voor je aan de slag gaat. Lees er hier alles over.
Wil je toegang tot alle pdf's die horen bij dit artikel?
Hopelijk heb je na het lezen van dit artikel een goed idee hoe je de beste virtuele assistent binnen korte tijd succesvol voor je hebt werken. Ik wens je veel succes in dat mooie en spannende traject!
Wil je nog veel meer weten over werken met een virtuele assistent? Dit artikel is de laatste uit een serie van vier. Lees ook de andere drie artikelen:
Artikel 1 - Waarom
Het geheime wapen van de succesvolle ondernemer
Artikel 2 - Wat
Slim delegeren aan een virtuele assistent
Artikel 3 - Hoe
De 11 cruciale vragen voordat je gaat werken met een virtuele assistent
Vond je het artikel waardevol? Laat het me hieronder in een reactie weten. Ik vind het leuk om je reactie te lezen en eventuele vragen te beantwoorden.
