Uitbesteden, outsourcen, delegeren, virtual assistance - voor veel ondernemers breekt het angstzweet ze al uit als ze eraan denken
Geschreven door Steven Verwaard
Ze hebben hun handen vol. Eigenlijk te vol.
Ondanks het lef en creativiteit dat ze getoond hebben om hun bedrijf succesvol in de markt te zetten, is er een moment gekomen waar ze vrijwel geen raad mee weten.
Als het herkenbaar voor je is, ben je absoluut niet de enige. Het is zelfs een logisch probleem. Laat het me toelichten. Daarvoor gebruik ik onderstaande grafiek die we vaak aan opdrachtgevers laten zien.
In iedere fase draait het om het overwinnen van een crisis. Of slimme ondernemers zorgen er natuurlijk voor dat ze de crisis voor zijn.
De grafiek komt uit een wetenschappelijk artikel en reeds in 1983 geschreven door Churchill en Lewis, maar blijft actueel. Elk bedrijf gaat door dezelfde 5 groeifases heen.
De derde fase is de meest belangrijke. Daar wordt de keuze gemaakt: tijd om te consolideren of tijd om succes in verdere groei om te zetten.
Om te begrijpen waarom het zweet een ondernemer uitbreekt bij de term outsourcen, laat ik je kennismaken met het heden en de toekomst van een onderneming.
Fase 1: De ondernemer bestaat
De ondernemer start met zijn bedrijf. Hij heeft natuurlijk een steengoed idee, maar de uitdaging is om na te gaan of het idee levenswaardig is. Dagelijks is de ondernemer druk met het vinden van genoeg klanten voor zijn producten of diensten. Daarnaast moest hij zorgen voor voldoende geld in kas om het bedrijf door deze eerste fase heen te loodsen.
Het bedrijf bestaat, omdat de ondernemer bestaat.
Fase 2: De ondernemer overleeft
De meeste bedrijven overleven de eerste fase niet. De ondernemer is dus op de goede weg. Nieuwe uitdagingen komen op zijn pad. Er moet voldoende cash binnenkomen om minstens break even te draaien. De strategie heeft één hoofddoel: overleven. Het bedrijf groeit en is winstgevend.
Het bedrijf bestaat, omdat de ondernemer erin gelooft.
Fase 3: De ondernemer boekt succes
Gefeliciteerd mag nu wel gezegd worden. Sommige ondernemers doen jaren over de eerste 2 stappen, sommigen slechts een aantal maanden. Maar er is sprake van een succesvol bedrijf.
De ondernemer wordt voor zijn allergrootste uitdaging gesteld. Hij kan kiezen uit twee strategische stappen:
- ‘Ik laat het bedrijf doorgaan op de huidige voet, zodat ik tijd heb voor andere projecten‘
De ondernemer zet capabele managers en professionals in die de strategie omzetten in actie. De focus ligt op de operationele planning.
- ‘Ik laat mijn bedrijf verder groeien op basis van het succes tot nu‘
De ondernemer heeft professionals nodig die allerhande taken daarbij gaan uitvoeren. Zelf is hij zeer betrokken bij de strategie. Degenen die voor hem aan de slag gaan, zijn goed bekend met de strategie en handelen zelfstandig in lijn daarmee. De focus ligt op de strategische en operationele planning.
De tweede is in de meeste gevallen het meest logisch, maar dat zorgt voor een conflict: het verliezen van de controle.
De controle verliezen
Het idee om de controle kwijt te raken, zorgt ervoor dat veel ondernemers geen keuze maken. Maar zoals bekend is stilstand achteruitgang.
Een ondernemer moet zijn tijd verdelen. Verantwoordelijkheid nemen voor strategische en operationele beslissingen leidt tot overbelasting en daarmee tot slechtere keuzes.
De echt slimme ondernemer zorgt dat hij überhaupt niet in deze tweespalt terecht komt.
De slimme ondernemer zal accepteren dat hij niet meer hetzelfde is als zijn bedrijf. Kijk maar naar de enorme voordelen:
De controle pakken
Het outsourcen van werkzaamheden zorgt ervoor dat de ondernemer datgene waar hij de voorbije tijd druk mee is geweest een positieve impuls krijgt. Want:
- Outsourcen levert financieel voordeel op
Het staat er echt. Hoe meer werkzaamheden worden uitbesteed, hoe meer tijd overblijft. Tijd die vaak wordt ingezet voor werkzaamheden die de groei van de onderneming bevordert. Strategische werkzaamheden zijn voorbehouden aan de ondernemer zelf. Daar moet dus maximaal tijd voor beschikbaar zijn. En dat levert zeker weten veel meer op dan de taken die de ondernemer anders gedaan zou hebben.
Extra financieel voordeel is mogelijk als weinig tot geen professionals in vaste dienst worden genomen. Als gewerkt wordt met virtual assistants en/of online business managers hoeft alleen de portemonnee te worden getrokken op het moment dat er werkzaamheden liggen.
Waarom zou een ondernemer een taak zelf uitvoeren, als iemand anders het tegen een lager uurtarief ook kan?
- Outsourcen zorgt voor meer tijd om te focussen op groei van de onderneming
Met de betrokkenheid van professionals bij de onderneming, zijn er niet alleen extra handen beschikbaar. Ook nieuwe kennis, vaardigheden en tools worden geïntroduceerd. Daardoor is een efficiëntieslag te maken, zodat systemen en processen professioneel ingericht worden. De ondernemer maakt zo maximaal tijd vrij om aan de slag te gaan op strategisch gebied om de groei van de onderneming te versnellen. En dat zijn bovendien precies die werkzaamheden waarvoor de ondernemer zijn bedrijf ook is gestart.
Waarom zou een ondernemer een taak zelf uitvoeren, als iemand anders het beter en sneller kan?
Fase 4: Klaar voor de nieuwe start
Een nieuwe start waarin het delegeren van werkzaamheden de normaalste zaak van de wereld is geworden. Het gevoel van verlies aan controle over de onderneming moet worden gecompenseerd.
Van het grootste belang is om te beschikken over professionals die kunnen meegroeien met de richting die het bedrijf gaat. Een team waarop vertrouwd kan worden. Ze mogen zelfs fouten maken. Het zijn ook mensen. Maar het gevoel van verlies van controle moet worden gecompenseerd. Communicatie is daarbij alles.
Ik adviseer de ondernemer altijd om te kiezen voor communicatiekanalen die al dagelijks worden gebruikt. Al combineer ik dat altijd met onze online projectomgeving, omdat daarin gedetailleerd wordt vastgelegd wat wanneer wordt gedaan.
De successen van outsourcen die we bij BETER DE BAAS zien worden in de meeste gevallen behaald door te beginnen met een aantal kleine taken.
Hoe pak je succesvol samenwerken precies aan?
Download het gratis ebook “Samenwerken beter de baas” dat ik voor je geschreven heb.
Je leert bijvoorbeeld hoe je succesvol delegeren meetbaar maakt.
Eén reactie
Zeer goed artikel! Ik heb genoten van het lezen.