Bedenk het en het is mogelijk - om je verbeelding op weg te helpen deel ik graag een lijst van taken en projecten waarbij een virtuele assistent het verschil gaat maken
Geschreven door Steven Verwaard
Op basis van deze korte samenvatting kun je besluiten of het artikel wel of niet geschikt voor je is.
Je gaat ontdekken welke soorten werkzaamheden je kunt uitbesteden aan een virtuele assistent:
[Tip 1] Administratieve werkzaamheden
[Tip 2] Logistieke werkzaamheden
[Tip 3] Aankopen doen
[Tip 4] Verzorgen boekhouding
[Tip 5] Zorgen dat je georganiseerd bent
[Tip 6] Ondersteunen communicatie
[Tip 7] En nog veel meer – delegeren als tweede natuur
1 – Delegeer administratieve werkzaamheden
1a – Uitvoeren van onderzoek
1b – Ontwikkelen van rapportages
1c – Doorvoeren van je huisstijl
1d – Notuleren en transcriberen
1e – Fungeren als vooruitgeschoven post
1f – Versturen van post
1g – Invoeren van data
2 – Ondersteunen bij logistieke taken
2a – Plannen en reserveren
2b – Boeken van reizen
3 – Online aankopen doen voor jou
4a – Versturen van facturen
4b – Betalen van facturen
4c – Voorbereiden belastingaangifte
5 – Maak jezelf super georganiseerd
6 – Versterken van je communicatieve vaardigheden
6a – Poortwachter
6b – Organisator
6c – Initiator
6d – Helpdeskmanager
6e – Coördinator
7 – Delegeren als tweede natuur
7a – Visualiseren van data
7b – Maken van presentaties
7c – Onderhouden van de website
7d – Follow-up met potentiële klanten
7e – Voorbereiden van werving
7f – Ondersteunen met brainstorm
De meeste ondernemers starten op dit terrein met hun eerste virtuele assistent. Administratief werk is een cruciaal onderdeel voor een succesvolle onderneming. En het zijn meestal overzichtelijke afgebakende taken. Een goede plek om rustig aan elkaar én aan delegeren te wennen.
Denk bijvoorbeeld aan het maken van een maandelijks rapport over de financiële situatie. Of notuleren tijdens een teamoverleg via Zoom.
Dit zijn zeven administratieve gebieden waar een virtuele assistent snel van waarde is:
1 - Uitvoeren van onderzoek
Je bent vaak op zoek. Googlen is niet voor niets een werkwoord geworden. Alles kan online gevonden worden, maar dat betekent niet dat je er opeens vrijwel geen tijd meer aan kwijt bent.
Of je nu op zoek bent naar informatie over je concurrenten, potentiële nieuwe klanten, een artikel schrijft of een presentatie maakt voor een conferentie. Onderzoek is meestal ongelooflijk tijdrovend.
Laat een virtuele assistent een onderzoeksmachine zijn. De enige voorwaarde is dat je duidelijke richtlijnen geeft voor aanvang van het onderzoek en bepaalt wat voor soort informatie je graag wilt ontvangen.
2 - Ontwikkelen van rapportages
Rapporten zijn voor veel ondernemers dagelijkse kost. Financiële rapporten, verkooppresentaties, interne rapportages etc. Vaak belangrijk, maar het maken ervan kost veel tijd.
Met professionele rapporten kom je goed voor de dag. Werk voor ieder rapport samen met een virtuele assistent. Besteed in overleg zoveel mogelijk uit, zonder dat het ten koste gaat van je gewenste kwaliteit.
3 - Doorvoeren van je huisstijl
Je wilt een professioneel imago onderhouden. Dat heeft gevolgen voor elke brief, e-mail, rapport of je website, het opmaken van teksten, afbeeldingen en andere media.
Jij bent verantwoordelijk voor de inhoud. Laat het nauwgezet doorvoeren van je huisstijl in al je uitingen een belangrijke taak van een virtuele assistent zijn.
4 - Notuleren en transcriberen
Tijdens vergaderingen moet je gefocust zijn en is het meestal niet handig om continu aantekeningen te maken op je laptop.
Een virtuele assistent luister op afstand mee en maakt aantekeningen voor je. Of je maakt een opname van de bijeenkomst en laat de virtuele assistent het vervolgens transcriberen.
5 - Fungeren als vooruitgeschoven post
Wat je niche ook is, er is altijd genoeg gaande om van op de hoogte te willen blijven. Nieuws en trends volgen elkaar in rap tempo op.
Om niets te missen is het handig om een dagelijkse samenvatting te hebben met de belangrijkste informatie. En laat dat nou precies veel tijd kosten.
Gelukkig neemt een virtuele assistent dat compleet uit handen. Ontvang dagelijks of wekelijks een overzicht met de interne en/of externe stand van zaken.
Zo blijf je op een efficiënte manier up-to-date, want je verliest geen tijd aan het zoeken en lezen van artikelen.
6 - Versturen van post
Niet alles wordt online afgehandeld. Vooralsnog blijf je nog wel eens post versturen. Bijvoorbeeld een welkomstbrief naar een nieuwe klant.
Een virtuele assistent kan de complete verzending op zich nemen.
7 - Invoeren van data
Handmatig invoeren van data moet te allen tijde vermeden worden. Ok, maar soms ontkom je er niet aan. Als de virtuele assistent ook geen andere mogelijkheid ziet, is het slim om het door de VA te laten uitvoeren.
Administratief werk delegeren is een goede eerste taak voor een virtuele assistent. Maar een goede tweede is:
Weinig tijd nu?
Het plannen van je dagen is een extra taak. Dit voelt vooral sterk als je veel onderweg bent en ook nog werk gedaan wilt krijgen. Het logistieke proces zou nooit tot teleurstellingen moeten leiden. Het plannen van onder andere reizen, diners en vergaderingen zijn perfecte taken om te delegeren.
Een virtuele assistent biedt uitkomst bij:
1 - Plannen en reserveren
Je agenda vult zich snel: zakelijke diners, vergaderingen met potentiële klanten of klanten, telefonische overleggen, maar ook tijd voor een diner met familie en vrienden.
Plannen en reserveren zijn perfecte logistieke taken voor een virtuele assistent. Een virtuele assistent beheert de planning van begin tot eind. Bijvoorbeeld als je te laat bent, neemt een virtuele assistent even contact op met de locatie.
2 - Boeken van reizen
Veel geld wordt besteed aan reizen. Ondertussen worden ook vele uren besteed om de beste deals te vinden. Kleine bedrijven hebben vaak niet iemand beschikbaar die de boekingen voor ze doen.
Een rol die prima door de VA wordt ingevuld. Ook voor het uitzoeken van privé-reizen.
Wat vind je van het idee om te beschikken over je eigen persoonlijke inkoper?
Vrijwel alles wat we nodig hebben kan online worden besteld. Met een goede planning wordt het meeste ook nog op het juiste moment bezorgd.
Op basis van de mate van vertrouwen neemt de virtuele assistent daarin steeds meer uit handen. Geef je globale of gedetailleerde idee door en je VA gaat ermee aan de slag. Indien nodig krijg je een aantal opties voorgeschoteld waaruit je kunt kiezen. Vervolgens zorgt de VA dat de bestelling wordt geplaatst.
Een virtuele assistent ondersteunt bij:
- Aanschaf kantoorbenodigheden
- Verzorgen representatie
- Bestellen levensmiddelen
- Verkopen overtollige spullen
- Kortom, een lange opsommig is te maken
Hoe blij word je van boekhoudkundige werkzaamheden? Laat me raden:
Een aanzienlijk deel van de ondernemers noemt de boekhouding en belastingaangifte als het minst aantrekkelijke aspect van ondernemerschap. Dat zegt veel over de complexiteit ervan.
In veel kleine bedrijven en door zzp’ers wordt de boekhouding (deels) zelf uitgevoerd. Uit onderzoek blijkt dat 40 procent van de ondernemers meer dan 80 uren daaraan besteedt per jaar. Tijd die ook besteed kon worden aan andere taken.
Het wordt vaak als duur gezien om alles over te dragen aan een accountantskantoor, maar te rommelig om alles zelf te doen. Het is dus slim om zaken te delegeren:
1 - Versturen van facturen
Facturatie is een van de belangrijkste onderdelen van een zakelijke transactie. Laat de virtuele assistent het verzorgen. En zorg ervoor dat de VA ook erbovenop zit als facturen niet bijtijds betaald worden.
2 - Betalen van facturen
Zakelijke maar ook persoonlijke rekeningen wordt na je goedkeuring door de virtuele assistent betaald.
3 - Voorbereiden belastingaangifte
Als het gehele jaar de administratie goed wordt bijhouden is er op het moment van belastingaangifte geen stress meer nodig. Een virtuele assistent wordt belast met de laatste puntjes op de i.
Structuur in het leven van een ondernemer draagt bij aan succes. Een virtuele assistent is daarbij van grote waarde:
Door uitstelgedrag verzamelen we veel rommel in ons leven. Hoe meer we het negeren, hoe meer het zich opstapelt.
Sommige mensen zijn van nature georganiseerd. Anderen kunnen wat hulp gebruiken. In welke categorie je ook hoort, een virtuele assistent regelt wat nodig is in je professionele én persoonlijke leven.
Een goede assistent voert organisatorische taken uit zoals:
- Structuur aanbrengen in o.a. cloudopslagsystemen
- Fysieke documenten scannen voor digitale archivering
- Agenda bijhouden
- E-mailinbox organiseren
- E-mails beantwoorden
Gestructureerde taken zijn logisch om te delegeren. Stel voor dat je ook je dagelijkse communicatie voor een deel niet meer zelf hoeft te doen. Lees maar:
Loop voorop: wordt samenwerken beter de baas
Ontdek onder andere waarom het belangrijk is om de focus te leggen op bijzondere mensen in je (toekomstige) online team
Voor veel ondernemers is het een worsteling om een evenwicht te krijgen tussen werk en privéleven. Dat betekent dat je niet de hele dag elk bericht en elke oproep op je smartphone direct wil of kan beantwoorden. Toch wil je daardoor geen kans missen.
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je prioriteit geeft aan de juiste communicatie in plaats van lukraak reageren op wat als eerste binnenkomt. Een slimme ondernemer begrijpt welke berichten actueel en belangrijk zijn en stuurt snelle doordachte reacties.
Toch ben je soms te laat of heb je geen tijd voor een doordachte reactie. Het is dan ook niet verrassend dat vrijwel alle succesvolle ondernemers hulp hebben rondom hun communicatie.
Dit zijn vijf manieren waarop een virtuele assistent daarbij ondersteunt:
1 - Poortwachter
Telkens wanneer iemand je belt, betekent het dat je gestoord wordt in datgene wat je aan het doen bent. Soms zullen dat urgente zaken zijn waaraan direct aandacht besteed moet worden.
Maar in de meeste gevallen is geen onmiddellijke actie vereist. Handig dus als niet alles als eerste bij jou binnenkomt. Plaats een virtuele assistent als een poortwachter tussen jou en de buitenwereld. Een rol die vaak wordt ingevuld door de welbekende functie van secretaresse of receptioniste op locatie. Maar tegenwoordig ook prima op afstand uitgevoerd kan worden.
De urgente bellers worden direct verder geholpen door de VA. En bellers met een lagere prioriteit voelen zich erkend en weten wat ze kunnen verwachten als vervolgstap.
2 - Organisator
Werken in een rommelige ruimte draagt niet bij aan de productiviteit. Voor het gebruik van je mailbox en andere online tools geldt hetzelfde. Zorg voor een gestructureerde en georganiseerde omgeving. Stel de kaders vast en zorg dat de virtuele assistent alles voor je organiseert.
Taken die je bijvoorbeeld delegeert zijn:
- Organiseren van je inbox, zodat alles gemakkelijk terug te vinden is
- Verzamelen van benodigde e-mails en andere communicatie wanneer nodig
- Filteren van ongewenste correspondentie
3 - Initiator
Soms hoef je helemaal niet betrokken te zijn bij de communicatie. Je wilt alleen weten of het is uitgevoerd of dat een probleem is opgelost. Dit speelt meestal wanneer een bericht duidelijk en eenvoudig is. De taak wordt uitgevoerd zonder dat sprake is van relatieopbouw of dat tactische kennis benodigd is.
Door een virtuele assistent in de rol van communicatie-initiator te plaatsen, worden taken snel en efficiënt uitgevoerd zoals:
- Aanvragen van een nieuwe creditcard
- Retourneren van iets dat je online hebt besteld
- Vragen beantwoorden van een conferentiecentrum over een aankomend evenement
4 - Helpdeskmanager
Het verkopen van producten en/of diensten roept altijd vragen op. Voor, tijdens en na het sluiten van de koop. Je hoeft daarvoor niet zelf beschikbaar te zijn.
De complete helpdesk geef je in handen van een virtuele assistent. In samenwerking met de VA wordt een set van standaardantwoorden opgesteld. Die dienen als handvat en zorgen voor het gewenste kwaliteitsniveau.
5 - Coördinator
Al je actieve en verstofte social media profielen hebben aandacht nodig. Het beheren van een professionele aanwezigheid op sociale media kost veel tijd. Maar je ontkomt er niet aan. (Potentiële) klanten leren zo jou en je bedrijf beter kennen. Het dient dus als een belangrijk marketingdoel en biedt tevens de mogelijkheid om diepere relaties op te bouwen.
Een virtuele assistent neemt een groot deel van je sociale media activiteiten uit handen. Op die manier hoef je er niet dagelijks tijd door te brengen.
We hebben verschillende praktische gebieden behandeld waar de virtuele assistent helpt. Er zijn nog mogelijkheden te over. Gebruik je verbeelding maar. Laat me je op weg helpen:
Niet altijd ben je in de gelegenheid om alle ins en outs van een taak met een virtuele assistent te delen. Daar is niets mis me, want je geeft leiding aan je kleine of grote bedrijf en ook de details mag je delegeren.
Met een heldere visie in de hand vult een VA de details van ieder project verder voor je in. Jij zit aan de knoppen en het tijdrovende werk wordt voor je uitgevoerd.
Alsjeblieft, zes voorbeelden waarbij een VA je helpt om alle details in te vullen:
1 - Visualiseren van data
Jij hebt de cijfers. Hoe presenteer je ze in een context die je publiek zal begrijpen? Het visualiseren van gegevens is cruciaal om trends en grote hoeveelheden gegevens inzichtelijk te maken. Geef je VA een oplossingsrichting en delegeer het vervolgens.
2 - Maken van presentaties
Presentaties moeten aantrekkelijk zijn voor je publiek als je je doel wilt bereiken. Dat betekent nauwgezet werken en aandacht voor details. Schets je presentatie globaal en laat de virtuele assistent onder andere werken aan de slides.
3 - Onderhouden van de website
Zonder website ben je nergens. Maar je hebt waarschijnlijk geen tijd om een paar keer per week te zorgen voor nieuwe content. Laat staan dat je aandacht hebt voor de veiligheid van de site. Aandacht mag ook uitgaan naar het onderhouden van de reacties onder de artikelen. Update de teksten en lay-out op basis van de nieuwste inzichten en a/b-testen, zodat gezorgd wordt voor maximale conversie. Kortom, genoeg te doen. En de virtuele assistent zit er klaar voor.
4 - Follow-up met potentiële klanten
Het kost veel tijd om bestaande klantrelaties te onderhouden en de basis te leggen voor nieuwe. Besteed je tijd aan bedrijfsontwikkeling. En laat de follow-ups over aan je virtuele assistent.
5 - Voorbereiden van werving
Het inhuren van een nieuwe medewerker is een belangrijke beslissing die veel onderzoek vereist. Al het onderzoek hoef je niet zelf te doen. Met een paar handvatten voert je virtuele assistent het allemaal uit.
6 - Ondersteunen met brainstorm
Om van een idee een goed idee te maken, is het verstandig om erover te praten. De VA hoeft niet alleen ingezet te worden voor uitvoerende taken. Want iemand die jou en je bedrijf heeft leren kennen, heeft daarmee een waardevol perspectief. Wees dus niet bang om je ideeën aan de VA voor te leggen.
Het beetje bij beetje uit handen geven van je geesteskindje – je eigen onderneming – voelt vaak niet vanzelfsprekend.
Pak je takenlijst er eens bij en bepaal wat je niet meer zelf wilt doen:
- Taken die zonder gevolgen simpelweg niet meer gedaan hoeven te worden
- Taken die eenvoudig - of met enige schroom - bij een virtuele assistent neergelegd kunnen worden
Mijn advies is altijd: begin met het uitbesteden van eenvoudig administratief werk. In dit artikel heb ik bewust een volgorde aangehouden die je vertrouwt zal maken met delegeren. Na administratief werk mag je ook logistieke taken uitbesteden.
Vervolgens mag je vragen om ondersteuning bij de inkoop, boekhouding, structuur aanbrengen, bedrijfscommunicatie en ten slotte geef je projecten aan je virtuele assistent die naar eigen inzicht uitgevoerd mogen worden.
Wil je toegang tot alle pdf's die horen bij dit artikel?
Hopelijk heb je na het lezen van dit artikel een goed idee wat een virtuele assistent voor je kan uitvoeren.
Heb je het derde artikel in deze serie al gelezen?
Het leert je hoe je jezelf en je onderneming voorbereidt op de samenwerking met een virtuele assistent. Je leest het hier.
Wil je nog veel meer weten over werken met een virtuele assistent? Dit artikel is de tweede uit een serie van vier. Lees ook de andere artikelen:
Artikel 1 - Waarom
Het geheime wapen van de succesvolle ondernemer
Artikel 3 - Hoe
De 11 cruciale vragen voordat je gaat werken met een virtuele assistent
Artikel 4 - Waar
In 4 stappen succesvol samenwerken met de beste virtuele assistent
Vond je het artikel waardevol? Laat het me hieronder in een reactie weten. Ik vind het leuk om je reactie te lezen en eventuele vragen te beantwoorden.
