Een virtual assistant is het geheime wapen van een succesvolle ondernemer
Geschreven door Steven Verwaard
Met een virtual assistant vindt een ondernemer alle verloren tijd weer terug.
De reden is simpel:
Werk wordt zonder omkijken uitgevoerd, zodat de ondernemer weer alle tijd beschikbaar heeft om van werk en leven te genieten.
Klinkt ideaal. En dat is het ook.
Addertjes onder het gras?
Natuurlijk, want:
Een ondernemer moet leren delegeren.
Daarover later meer. Eerst:
Wat is een virtual assistant (VA)?
Een VA is een professional die vanaf een eigen externe werkplek ondersteuning biedt aan slimme creatieve ondernemers.
Het is een handige flexibele schil om de onderneming heen. Zonder de lasten zoals het regelen van een werkplek en het vastzitten aan een contract.
Door slim gebruik van online tools wordt samenwerken zeer efficiënt.
Denk bijvoorbeeld aan deze twee personen. De werknemer die gestrest alweer te laat binnenstormt na oponthoud op de weg. Of de virtual assistant die in alle rust heeft genoten van een ontbijt en opgewekt inbelt via Zoom voor het wekelijkse overleg.
Wie van de twee zal met de beste ideeën op de proppen komen?
Wat doet een virtual assistant?
Alles wat de ondernemer zelf ook doet – exclusief twee uitzonderingen:
1 – Werkzaamheden waarvoor de specialistische kennis van de ondernemer zelf nodig is
Die zijn eenvoudig vast te stellen. Het zijn de taken waarvoor de onderneming gestart is. De werkzaamheden die het gat in de markt opvult.
2 – Werkzaamheden die zouden moeten worden uitgevoerd, maar waarvan de ondernemer zelf te weinig kaas gegeten heeft
Die zijn voor een ondernemer niet altijd eenvoudig vast te stellen. Bijvoorbeeld de kostbare tijd die gebruikt wordt om een afspraak op een geschikt moment te plannen. Terwijl de ondernemer er geen omkijken naar heeft als iemand zelf de afspraak in de agenda kan plaatsen. De VA implementeert het in een uurtje en het uren besparen kan beginnen.
Om daar de vruchten van te plukken is vertrouwen in de VA van groot belang.
Let op: een virtual assistant is een verzamelterm
De ene VA is de andere virtual assistant niet. Logisch, ieder mens is uniek. Maar toch:
Ontwikkelingen in de markt volgen elkaar in rap tempo op. Iemand kan niet even een cursus volgen om voor jaren gebakken te zitten als VA. Een diepe intrinsieke motivatie is nodig voor het werk.
Iemand kan niet eerst secretaresse zijn en er vervolgens het etiket online voorplakken: online secretaresse.
Ervaringen uit een vorige offline functie kan van pas komen. Iemand die bijvoorbeeld veel events organiseerde, zou grotendeels een online event kunnen organiseren.
Toch bestaat een ander deel van het organiseren van een online event uit technische werkzaamheden. Als daar te weinig affiniteit en kennis voor is, loopt de samenwerking met de ondernemer al snel op een teleurstelling uit.
Voor een ondernemer die start met een online team is een VA een uitkomst. Uitgangspunt is dat gekozen wordt voor een generalist.
Mijn ervaring is dat die moeilijk te vinden zijn. Spring een gat in de lucht als je de beste gevonden hebt. En neem er nooit meer afscheid van :) Zelf start ik een samenwerking met 1 op de ongeveer 50 professionals die solliciteert op de functie van VA.
Bij uitbreiding van het online team wordt het eenvoudiger. Gespecialiseerde VA’s en anderen nemen elk een deel voor hun rekening.
Denk aan virtual assistants met kennis van marketing, pr, sales, WordPress etc. De overlap met andere professies, zoals een web developer kan dus groot zijn.
Vandaar dat het raadzaam is om vanaf de start van een online team voorbereid te zijn. Een virtual assistant kan meegroeien met een bedrijf. Het is dan goed om bij voorbaat te weten wat zijn of haar interesses en vaardigheden zijn. Handig als het aansluit op toekomstige verwachte werkzaamheden binnen de onderneming.
Sommige virtual assistants zijn geschikt om door te groeien naar een leidinggevende functie: een online business manager (OBM). De OBM geeft leiding aan het online team, zodat de ondernemer niet (meer) elk teamlid indidivueel hoeft aan te sturen. Nog slechts één aanspreekpunt hebben betekent een enorme tijdbesparing.
Succesvol samenwerken met een virtual assistant
Alleen tijd besteden aan de leukste werkzaamheden. Voldoende tijd voor vrienden en familie.
Een droom voor vele ondernemers.
Dichterbij dan ooit.
Waarom heeft dan nog niet iedere ondernemer een online team met één of meer virtual assistants?
Daarmee kom ik – zoals beloofd – terug op de addertjes onder het gras.
Mijn ervaring is dat ondernemers het liefste alles zelf doen. Ze zijn niet voor niets ondernemer geworden. Ook in mijn beginjaren als ondernemer had ik er een handje van …
En als de ondernemer zich over de eerste barrière heeft geworpen, doemt de volgende alweer op.
Het zorgen dat taken gedaan worden op een manier die niet leidt tot extra werk bij de ondernemer. Bovendien zijn bijkomende zorgen en stress ook slechte raadgevers in het succesvol delegeren aan een online team.
Hoe pak je het net als mijn opdrachtgevers wel succesvol aan?
Daarover heb ik speciaal voor jou een handig ebook ‘Samenwerken beeter de baas’ geschreven. Download het gratis.
4 reacties
Wat leuk om een Nederlandstalig artikel over Virtual Assistants te zien, en zelfs al vijf jaar oud! Wat betreft dat laatste kopje, ik zou als VA inderdaad niet meer zonder Trello (mijn projectmanagementsysteem) kunnen. ;-)
Leuk inderdaad dit artikel, ik doe dit vanuit Italie http://www.yourvirtualassistent.com.
Staat hier nog in de kinderschoenen, maar de website is ook in Nederlands en Engels, dus we zijn international
Uitbesteden aan een lagelonenland hoeft niet te betekenen dat het werk van laag niveau zal zijn. Ik werk al 12 jaar vanuit Suriname en hier is het niveau van werken vrij hoog. Gaat ook om welke branche en welke werkzaamheden.
Boven je foto op je site staat een schrijffoutje waar m’n oog op viel beeter in plaats van beter, zie hieronder
“Hoe pak je het net als mijn opdrachtgevers wel succesvol aan?
Daarover heb ik speciaal voor jou een handig ebook ‘Samenwerken beeter de baas’ geschreven. Download het gratis.